Chèn ảnh
Nhóm lệnh làm hồ sơ ảnh hiện trường: chèn hàng loạt ảnh vừa khít vào ô (kể cả ô gộp), khớp ảnh theo tên file ghi sẵn trong bảng, giấu ảnh vào Comment để bảng vẫn in gọn, và chụp màn hình rồi ghi chú ngay trong Excel.
Đây là phần việc lặp nhiều nhất khi lập nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc hay báo cáo tiến độ tuần — mỗi dòng một hạng mục kèm ảnh minh chứng.
Các lệnh trong nhóm
Nút chính Chèn ảnh nằm ở tab DVD Addin → nhóm Đồ họa; bốn lệnh còn lại trong Menu Chèn ảnh.
| Lệnh | Chức năng |
|---|---|
| Chèn ảnh | Chọn nhiều file ảnh một lần, chèn lần lượt vào từng ô của vùng đích |
| Chèn theo tên | Khớp ảnh trong thư mục theo tên file ghi trong ô, chèn vào ô đích tương ứng |
| Comment ảnh | Gắn một ảnh làm nền Comment của ô đang chọn — chỉ hiện khi rê chuột |
| Comment theo tên | Gắn ảnh vào Comment cho cả vùng ô, khớp theo giá trị ô |
| Chỉnh ảnh | Đưa một ảnh/Shape đang chọn vào đúng ô, chừa mép 3 point (Ctrl+Shift+D) |
| Chụp và Ghi chú | Chụp vùng màn hình, vẽ ghi chú lên ảnh rồi Chèn vào ô đang chọn (Ctrl+Alt+S) |
Quy trình lập hồ sơ ảnh nghiệm thu
- Dựng khung bảng trước, chèn ảnh sau. Tạo cột ảnh bằng các ô gộp đủ cao (ví dụ mỗi ô gộp 4 dòng) — lệnh tự nhận diện ô gộp và canh ảnh theo toàn bộ vùng gộp.
- Đặt tên file ảnh có số thứ tự (
01.jpg,02.jpg…) hoặc theo mã hạng mục (CK-001.jpg). Cần danh sách tên sẵn có thì chạy DS tên file để xuất tên trong thư mục ra sheet. - Chọn cách chèn:
- Ảnh đã đúng thứ tự → Chèn ảnh: hộp thoại Chọn các file ảnh (Ctrl/Shift để chọn nhiều) → hộp "Chọn vùng để chèn ảnh" → hộp nhập "Nhập độ rộng khoảng trống giữa hình và viền ô (2-5 khuyến nghị)", mặc định
2. - Bảng đã có cột mã → Chèn theo tên: hộp Chọn folder chứa ảnh → "Chọn các ô chứa tên ảnh" → "Chọn các ô để xuất ảnh" → "Padding 2-5".
- Ảnh đã đúng thứ tự → Chèn ảnh: hộp thoại Chọn các file ảnh (Ctrl/Shift để chọn nhiều) → hộp "Chọn vùng để chèn ảnh" → hộp nhập "Nhập độ rộng khoảng trống giữa hình và viền ô (2-5 khuyến nghị)", mặc định
- Đọc thông báo kết quả. Lệnh báo số ảnh đã chèn trên tổng số, và với Chèn theo tên là cả số tên không tìm thấy file.
- Canh lại tấm nào bị lệch. Nhấp vào ảnh, nhấn Ctrl+Shift+D, chọn một ô bất kỳ trong vùng gộp đích — lệnh Chỉnh ảnh tự lấy trọn vùng gộp làm khung.
- Bổ sung ảnh tra cứu. Những ảnh chỉ để đối chiếu, không cần in, thì gắn vào Comment: chọn cột mã rồi chạy Comment theo tên.
- Giảm dung lượng trước khi phát hành bằng Chỉnh cỡ ảnh — ảnh được nhúng thẳng vào workbook nên file phình rất nhanh.
Kiểu canh ảnh trong ô (Cell kéo giãn đầy ô, Width vừa bề rộng, Contain thu vừa và canh giữa, Original giữ nguyên cỡ) lấy theo tùy chọn PictureFit trong Tùy chọn ▸ Đồ họa.
Ví dụ
Biên bản nghiệm thu cốt thép sàn tầng 3 có 4 ô ảnh gộp ở cột D (D5:D8, mỗi ô gộp 4 dòng), cột B ghi mã cấu kiện. Thư mục D:\Anh\T3 chứa ảnh đặt tên theo mã.
| B — Mã cấu kiện | D — Ô ảnh (gộp) | Kết quả |
|---|---|---|
| CK-001 | D5 | ảnh CK-001.jpg |
| CK-002 | D6 | ảnh CK-002.png |
| CK-003 | D7 | ảnh CK-003.jpg |
| CK-004 | D8 | (trống — không có file) |
Chạy Chèn theo tên, chọn thư mục D:\Anh\T3, quét vùng tên B5:B8, quét vùng đích D5:D8, nhập padding 3. Thông báo hiện Đã chèn 3 ảnh, 1 không tìm thấy — ảnh nằm gọn trong các ô gộp, chừa 3 point mỗi bên, không tấm nào tràn ra ngoài khung biên bản.
Nếu buổi họp phát hiện sai lệch cần đánh dấu, nhấn Ctrl+Alt+S ngay trên bản vẽ PDF đang mở, khoanh vùng mặt cắt, dùng mũi tên và khung đỏ ghi chú rồi bấm Chèn — ảnh vào thẳng ô đang chọn của biên bản.
Mẹo và lưu ý
- Chèn ảnh đi theo thứ tự file mà hộp thoại trả về (thường là thứ tự tên) và chỉ chạy một chiều — vùng cao hơn rộng thì đi dọc xuống, vùng rộng hơn cao thì đi ngang. Ảnh dư sẽ tràn ra ngoài vùng đã chọn.
- Với Chèn theo tên, hai vùng được ghép theo thứ tự ô chứ không theo dòng — phải cùng số ô và cùng trật tự, nếu không ảnh vào sai chỗ. Tên có thể ghi kèm hoặc không kèm phần mở rộng, và lệnh không tìm trong thư mục con.
- Comment theo tên yêu cầu giá trị ô là tên file không có phần mở rộng (
NT-501); lệnh tự thử.jpg,.jpeg,.png,.bmp,.gif. - Cả hai lệnh Comment xóa sạch comment cũ của ô trước khi gắn ảnh — comment chữ đang có sẽ mất, kể cả ở ô không tìm thấy ảnh khớp.
- Comment ảnh không in ra theo mặc định của Excel; muốn ảnh lên bản in thì phải chèn thẳng vào ô.
- Chỉnh ảnh mỗi lần chỉ xử lý một đối tượng, và chế độ Cell mở khóa tỉ lệ nên ảnh có thể méo — chọn Contain hoặc Width nếu cần giữ tỉ lệ. Chế độ Width đổi chiều cao dòng, hãy kiểm tra lại Print Preview.
- Không lệnh nào trong nhóm hoàn tác được bằng Ctrl+Z — muốn bỏ thì chọn ảnh và xóa. Định dạng ảnh hỗ trợ: PNG, JPG, JPEG, BMP, GIF, WEBP.
Xem thêm
- Shape và màu — các lệnh Shape cùng nhóm Đồ họa.
- PDF & OCR — bóc chữ từ ảnh/PDF thay vì chỉ chèn ảnh.
- Xuất ảnh — lấy ngược các ảnh đang nằm trong workbook ra file.
- Xem ảnh — bật chế độ nhấp vào ảnh để phóng to khi soát hồ sơ.