PDF và OCR

Nhóm lệnh làm việc với tài liệu PDF, ảnh và tài liệu Office ngay trong Excel: xem — ghi chú bản vẽ PDF, gộp / tách / xoay trang để đóng bộ hồ sơ, chuyển Word và Visio sang PDF hàng loạt, và dùng AI đọc chữ hoặc bảng từ bản scan vào bảng tính.

Người dùng chính là kỹ sư hiện trường và cán bộ hồ sơ: vừa dò bản vẽ vừa bóc khối lượng, và phải đóng hàng chục file rời thành một bộ hồ sơ nghiệm thu đúng thứ tự mục lục.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
Đọc PDF	Mở PDF trong cửa sổ xem riêng của add-in: lật trang, thu phóng, ghi chú, in
PDF Manager	Nạp nhiều PDF và ảnh, sắp xếp — xoay — xóa — tách — chèn trang trắng, lưu thành một file
Word → PDF	Chuyển hàng loạt .doc / .docx sang PDF cùng tên, cùng thư mục
Visio → PDF	Chuyển .vsd / .vsdx sang PDF qua máy in ảo Microsoft Print to PDF
OCR file	AI đọc toàn bộ chữ trong ảnh / PDF, mỗi dòng văn bản một ô Excel
Trích bảng	AI dựng lại bảng đúng hàng — cột (kể cả ô gộp), có cửa sổ xem trước để sửa
OCR Screen Clip	Khoanh một vùng đang hiển thị trên màn hình → chữ vào ô đang chọn

Lệnh Đọc PDF nằm ngay trên nhóm File và In; sáu lệnh còn lại nằm trong menu PDF / OCR của cùng nhóm.

Quy trình đóng bộ hồ sơ và bóc số liệu

1. Chuyển các văn bản Word (biên bản, tờ trình, phiếu yêu cầu nghiệm thu) sang PDF bằng Word → PDF — chọn nhiều file một lượt, PDF được ghi cạnh file gốc, cùng tên.
2. Nếu có sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình vẽ bằng Visio, chạy tiếp Visio → PDF.
3. Phần biểu mẫu nằm trong Excel thì xuất bằng Sheet → PDF.
4. Mở PDF Manager, bấm + Thêm File để nạp tất cả PDF vừa tạo, các bản scan đã ký và cả ảnh hiện trường (.png, .jpg, .bmp, .gif, .tif).
5. Chọn các trang bị scan ngược rồi bấm ↺ Xoay Trái / ↻ Xoay Phải; Xóa trang cho trang thừa; kéo thả thumbnail để xếp đúng thứ tự mục lục.
6. Bấm chuột phải vào trang đầu mỗi phần để thêm trang trắng phía trước làm trang ngăn; cần lấy riêng một phần thì chọn trang rồi Tách ra file riêng.
7. Bấm LƯU THÀNH để sinh file hồ sơ mới (nút LƯU ghi đè lên file gốc).
8. Mở lại file vừa đóng bằng Đọc PDF để soát: gõ số trang vào ô trên thanh công cụ để nhảy trang, ghi chú các điểm cần sửa rồi bấm 💾 Lưu hoặc 💾 Lưu thành.
9. Cần đưa số liệu từ hồ sơ vào Excel: chọn ô đích rồi chạy Trích bảng với bảng biểu (kết quả thí nghiệm, bảng khối lượng), hoặc OCR file với đoạn văn bản chạy dòng; nếu số liệu chỉ đang hiển thị trên màn hình của phần mềm khác thì dùng OCR Screen Clip.

Ví dụ

Đóng bộ hồ sơ nghiệm thu bê tông móng M1 và nhập kết quả thí nghiệm vào sheet theo dõi:

Nguồn	Lệnh dùng	Kết quả
BB_NghiemThu_M1.docx + 3 tờ trình	Word → PDF	4 file PDF cùng tên, cùng thư mục
BB_NghiemThu_M1.pdf (scan ngược 2 trang)	PDF Manager → Xoay Phải	2 trang đúng chiều
4 ảnh hiện trường .jpg	PDF Manager → + Thêm File	4 trang ảnh nối vào cuối bộ
Toàn bộ 10 trang	PDF Manager → LƯU THÀNH	HoSo_NghiemThu_M1.pdf đúng thứ tự mục lục
KetQuaTN_Thep.pdf trang 2	Trích bảng, ô đích A6	Bảng 14 hàng × 8 cột tại A6:H19, cột cường độ đã là số
Cấp phối trên màn hình phần mềm khác	OCR Screen Clip, ô đích D8	Cả khối chữ nằm trong D8

Mẹo và lưu ý

• PDF Manager và Đọc PDF cần thư viện pdfium.dll đi kèm bản cài đặt; thiếu file này add-in báo lỗi ngay khi mở cửa sổ — cài lại DVDAddin là hết.
• Nút LƯU của PDF Manager ghi đè file gốc và không hoàn tác được; hồ sơ quan trọng nên dùng LƯU THÀNH. Chỉ mở được một cửa sổ PDF Manager tại một thời điểm.
• OCR file trả về văn bản chạy dòng, không giữ cấu trúc hàng — cột; bảng biểu phải dùng Trích bảng. Kết quả ghi đè các ô bên dưới ô đang chọn và thường không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
• OCR Screen Clip đổ toàn bộ chữ vào một ô duy nhất, chỉ cho khoảng 15 giây để khoanh vùng, và chụp cửa sổ bạn mở ngay trước khi chuyển sang Excel — không chụp chính Excel.
• Ba lệnh OCR / Trích bảng cần API key hợp lệ và Internet; thiếu key lệnh dừng ngay từ đầu. Bản scan nghiêng, mờ hay ảnh chụp bằng điện thoại bị cong dễ lệch cột — luôn đối chiếu tổng cộng với bản gốc trước khi dùng cho hồ sơ thanh toán.
• PDF Manager, OCR file, Trích bảng và OCR Screen Clip cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO) — dùng đầy đủ trong thời gian Trial; Đọc PDF, Word → PDF và Visio → PDF dùng tự do.
• Word → PDF và Visio → PDF ghi PDF cùng tên cạnh file gốc và ghi đè không hỏi lại; hai lệnh này lần lượt đòi máy phải cài Microsoft Word và Microsoft Visio (Visio còn cần máy in ảo Microsoft Print to PDF).

Xem thêm

• In hàng loạt — in hoặc xuất PDF hàng loạt từ chính bảng tính.
• Chèn ảnh — đưa ảnh hiện trường vào biểu mẫu Excel trước khi xuất PDF.
• Trợ lý AI — tóm tắt, biên tập lại nội dung vừa OCR.
• Tùy chọn — nơi khai báo khóa API cho các lệnh AI.