Gửi Email

Soạn email hàng loạt từ Excel — gửi đến nhiều người với attachment, signature, body template động.

Mở dialog

DVD Addin → nhóm File và In → click Gửi Email.

Quy trình

Bước 1 — Chuẩn bị bảng dữ liệu

Hàng 1 = header, các hàng tiếp theo = 1 email/hàng.

Cột bắt buộc:

• To — email người nhận (cách bởi ; nếu nhiều).
• Subject — tiêu đề.
• Body — nội dung (có thể chứa placeholder {{ColName}}).

Cột tùy chọn:

• CC, BCC — copy / blind copy.
• Attachment — đường dẫn file đính kèm (cách bởi ;).
• From — email gửi (nếu khác account mặc định).
• Bất kỳ cột nào để dùng làm placeholder (vd: TenKhachHang, MaDH).

Ví dụ:

To	Subject	Body	Attachment
a@x.com	Hóa đơn {{MaHD}}	Kính gửi {{Ten}}, Đính kèm hóa đơn...	C:\HD\HD-001.pdf
b@y.com	Hóa đơn {{MaHD}}	Kính gửi {{Ten}}, Đính kèm hóa đơn...	C:\HD\HD-002.pdf

Bước 2 — Cấu hình transport

Chọn 1 trong 3 phương thức gửi:

Outlook (mặc định, khuyên dùng)

• Yêu cầu: Microsoft Outlook đã cài + đang chạy + đã setup account.
• Addin gọi Outlook COM API → email gửi qua account default của Outlook.
• Ưu: dễ setup, hỗ trợ Exchange/IMAP/POP3 — bất kỳ account nào Outlook đã config.
• Nhược: chậm hơn SMTP (mỗi mail ~2-3 giây).

SMTP server tùy chỉnh

• Cần nhập:
  • SMTP Host (vd: smtp.gmail.com).
  • Port (587 / 465 / 25).
  • Username + Password (App Password cho Gmail).
  • From email + From name.
  • Use SSL/TLS: tick.
• Ưu: nhanh, không cần Outlook.
• Nhược: phải tự nhập SMTP info.

Gmail App Password

Nếu dùng Gmail SMTP, KHÔNG nhập password tài khoản — phải tạo App Password tại https://myaccount.google.com/apppasswords (yêu cầu bật 2FA trước).

File .eml only (không gửi thực sự)

• Tạo file .eml ở folder output → bạn tự upload/import vào client email khác.
• Ưu: không phụ thuộc Outlook/SMTP, có thể review trước khi gửi.
• Nhược: phải gửi thủ công.

Bước 3 — Tùy chọn

• Signature — chèn signature HTML/text vào cuối body (lưu trong Preferences).
• Delay giữa các email (giây) — tránh bị server flag spam. Mặc định 1s.
• Send as HTML — body parse Markdown/HTML thay vì plain text.
• Test mode — chỉ generate .eml để review, không gửi thực.

Bước 4 — Click Gửi

Status bar: DVD Addin: Send 5/50 (a@x.com)....

Khi xong, popup:

• Số email gửi thành công.
• Số email lỗi (kèm hàng nào).
• Tổng thời gian.

Placeholder syntax

Trong Subject và Body:

Kính gửi {{Ten}},

Đính kèm hóa đơn số {{MaHD}} ngày {{Ngay|dd/MM/yyyy}}.
Tổng tiền: {{SoTien|#,##0}} VND.

Trân trọng,
{{KyTen}}

Cú pháp format số/ngày giống Merge Word.

Import Email vào Excel

DVD Addin → nhóm File và In → menu Email → Import Email.

Đọc các file .eml / .msg từ folder → trích xuất:

• From, To, CC, Subject, Date, Body.
• Attachment paths.

Output thành bảng Excel để analyze/archive.

Ứng dụng: archive email Outlook ra Excel để search/filter dễ hơn.

Khắc phục sự cố

"Outlook not running" / "Outlook COM error"

• Outlook chưa chạy → mở Outlook trước.
• Outlook đang chạy trong process khác (vd: 32-bit vs 64-bit conflict).

"SMTP authentication failed"

• Password sai. Với Gmail, dùng App Password chứ không phải password tài khoản.
• Account chưa enable SMTP (Microsoft 365 mặc định disable SMTP từ 2025 — phải bật trong Admin Center).

Email không có signature

• Vào Preferences → Email Signature → paste HTML/text.

"Attachment file not found"

• Path tuyệt đối hay tương đối? Phải dùng absolute path (vd: C:\Folder\file.pdf).
• File có tồn tại? Kiểm tra typo.

Bị Gmail/Outlook flag spam

• Đặt delay 2-5 giây giữa các email.
• Không gửi cùng subject/body cho 100+ người (Gmail throttle).
• Nội dung không chứa nhiều link hoặc attachment lạ.

License gating

Send Email yêu cầu license active (Activated hoặc Trial).

Liên quan

• Merge Word — generate attachment Word/PDF trước khi gửi mail.
• Preferences → Email — SMTP config, signature.