Gửi Email

Soạn và phát thư qua Outlook ngay từ Excel, trong đó mọi trường của thư đều có thể trỏ tới một ô trên bảng tính thay vì gõ tay. Kết hợp chế độ hàng loạt, một lần bấm gửi có thể sinh ra hàng chục email khác nhau, mỗi thư kèm đúng file PDF của vòng lặp đó.

Dùng để phát hành phiếu yêu cầu nghiệm thu, thông báo tiến độ hay nhắc thanh toán cho nhiều nhà thầu phụ — dữ liệu đã nằm sẵn trong sheet nên không phải soạn lại từng thư.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
Gửi Email	Mở cửa sổ soạn thư gửi qua Outlook, các trường trỏ tới ô Excel, hỗ trợ gửi hàng loạt theo ô driver
Mẫu Email	Mở file mẫu SendEmail.xlsx đi kèm add-in, đã dựng sẵn cấu trúc cột chuẩn cho gửi thư hàng loạt
Lấy Email	Chiều ngược lại — kéo email và file đính kèm từ một thư mục Outlook về sheet Excel

Quy trình gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu cho nhiều nhà thầu phụ

1. Bấm Mẫu Email (menu Menu Email) để lấy khung dữ liệu chuẩn, hoặc tự dựng sheet gồm cột địa chỉ, tên người nhận, công ty, tiêu đề, nội dung, đường dẫn đính kèm.
2. Thêm một ô driver (ví dụ B1 chứa số thứ tự nhà thầu) và vài ô dùng INDEX theo ô đó để trả về email, tên, công ty, tiêu đề của dòng tương ứng.
3. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → bấm Gửi Email.
4. Điền phần thư: Từ (Sender), To, Cc, Bcc, Subject, Lời chào, Tên người nhận, Công ty, Body. Với mỗi trường, gõ trực tiếp hoặc bấm nút ⤴ để trỏ tới ô chứa giá trị.
5. Tick Thêm tab indent nếu danh sách người nhận trải trên nhiều dòng và bạn muốn thụt đầu dòng cho gọn.
6. Ô Link: mỗi dòng một liên kết, dạng Nhãn: địa chỉ hoặc chỉ địa chỉ.
7. Khung Đính kèm: mỗi dòng một đường dẫn file — chọn file từ Windows, hoặc trỏ tới một ô Excel chứa nhiều đường dẫn (xuống dòng trong ô bằng Alt+Enter).
8. Bật khung Hàng loạt: chọn dải Liên tục hoặc danh sách Riêng lẻ (1+3+5), và chỉ định Ô driver (n).
9. Muốn kèm PDF riêng cho từng vòng, bật Export sheet(s) ra PDF và đính kèm theo iteration, chọn các sheet cần xuất (Ctrl/Shift để chọn nhiều — tất cả gộp thành một PDF) và nhập Tên file (base); add-in tự nối _ + số vòng lặp + .pdf.
10. Bấm 💾 Lưu để nhớ cấu hình, Preview để mở cửa sổ soạn thư Outlook xem lại vòng đầu tiên, rồi Gửi khi đã chắc chắn.

Ví dụ

Gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu đợt 2 cho 12 nhà thầu phụ. Sheet DanhSachNTP liệt kê 12 dòng; ô B1 là số thứ tự, các ô D1:D4 dùng INDEX theo B1.

Trường trong cửa sổ	Trỏ tới ô	Giá trị khi B1 = 3
To	D1	ktcs@nhathau-c.vn
Tên người nhận	D2	Trần Minh Cường
Công ty	D3	Công ty CP Xây lắp C
Subject	D4	YCNT đợt 2 — Cốt thép sàn tầng 5
Ô driver (n)	B1	Liên tục 1 → 12
Export PDF	sheet PhieuYCNT	tên gốc YCNT_Dot2 → YCNT_Dot2_3.pdf

Bấm Preview kiểm tra thư đầu tiên, thấy ổn thì bấm Gửi: 12 email đi ra, mỗi thư kèm đúng file YCNT_Dot2_1.pdf … YCNT_Dot2_12.pdf.

Mẹo và lưu ý

• Máy phải cài Microsoft Outlook và đã cấu hình tài khoản — add-in gửi qua Outlook, không gửi trực tiếp tới máy chủ thư.
• Giá trị của các trường trỏ ô được đọc tại thời điểm gửi, nên mỗi vòng lặp cho một nội dung khác nhau.
• Luôn dùng Preview cho vòng đầu tiên trước khi bấm Gửi — email đã gửi thì không thu hồi được.
• Ô driver bị ghi đè giá trị thật trong lúc chạy; hãy lưu workbook trước khi gửi loạt lớn.
• Đường dẫn đính kèm phải tồn tại trên máy; một ô có thể chứa nhiều đường dẫn nếu mỗi đường dẫn nằm trên một dòng riêng.
• Khi chọn nhiều sheet để xuất PDF, tất cả được gộp vào một file duy nhất cho mỗi vòng lặp.
• Giữ nguyên hàng tiêu đề của Mẫu Email nếu dùng file mẫu — các lệnh email dựa vào cấu trúc cột đó; nên lưu thành tên riêng của dự án trước khi sửa để còn bản gốc sạch.
• Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO); trong thời gian dùng thử vẫn dùng được đầy đủ.

Xem thêm

• Import Email — chiều ngược lại: kéo email và đính kèm từ Outlook về Excel.
• In hàng loạt — cùng cơ chế ô điều khiển nhưng để in và xuất PDF.
• Trộn sang Word — trộn cùng bộ dữ liệu ra văn bản Word thay vì email.
• Tham chiếu: Mẫu Email — vị trí file mẫu SendEmail.xlsx và cách dùng.