Gửi Email

Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In

ID lệnh: btnSendEmail

Cần đăng nhập license

Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO). Trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.

Chức năng

Lệnh mở cửa sổ soạn thư gửi qua Outlook, trong đó mọi trường đều có thể trỏ tới một ô Excel thay vì gõ tay. Giá trị của ô được đọc ngay lúc gửi, nên nội dung thư luôn khớp với dữ liệu mới nhất trên sheet.

Kết hợp với chế độ hàng loạt, một lần bấm gửi có thể sinh ra hàng chục email khác nhau: mỗi vòng lặp ghi một số vào ô điều khiển, sheet tự tính lại người nhận – tiêu đề – nội dung, thậm chí xuất luôn các sheet liên quan thành PDF và đính kèm. Đây là cách phát hành phiếu yêu cầu nghiệm thu, thông báo tiến độ hay nhắc thanh toán cho nhiều nhà thầu phụ mà không phải soạn từng thư.

Cách dùng

1. Chuẩn bị sheet dữ liệu: cột địa chỉ người nhận, tên người nhận, công ty, tiêu đề, nội dung, đường dẫn file đính kèm.
2. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → bấm Gửi Email.
3. Điền phần thư: Từ (Sender), To, Cc, Bcc, Subject, Lời chào, Tên người nhận, Công ty, Body. Với mỗi trường, hoặc gõ trực tiếp, hoặc bấm nút ⤴ để trỏ tới ô chứa giá trị.
4. Tick Thêm tab indent nếu danh sách người nhận trải trên nhiều dòng và bạn muốn thụt đầu dòng cho gọn.
5. Ô Link: mỗi dòng một liên kết, theo dạng Nhãn: địa chỉ hoặc chỉ địa chỉ.
6. Khung Đính kèm: mỗi dòng một đường dẫn file, hoặc dùng nút chọn file từ Windows, hoặc trỏ tới một ô Excel chứa nhiều đường dẫn (xuống dòng trong ô bằng Alt+Enter).
7. Muốn gửi hàng loạt, bật khung Hàng loạt: chọn dải Liên tục hoặc danh sách Riêng lẻ (1+3+5), và chỉ định Ô driver (n) — ô này được gán giá trị của vòng lặp trước mỗi lần gửi.
8. Muốn kèm PDF theo từng vòng, bật Export sheet(s) ra PDF và đính kèm theo iteration, chọn các sheet cần xuất (Ctrl/Shift để chọn nhiều — tất cả gộp thành một PDF) và nhập Tên file (base); add-in tự nối _ + số vòng lặp + .pdf.
9. Bấm 💾 Lưu để nhớ cấu hình cho lần sau, Preview để mở cửa sổ soạn thư Outlook xem lại mà chưa gửi, hoặc Gửi để phát thư.

Ví dụ

Bạn cần gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu cho 12 nhà thầu phụ, mỗi bên một hạng mục.

Sheet DanhSachNTP liệt kê 12 dòng gồm email, tên người nhận, công ty và tên hạng mục; ô B1 là số thứ tự nhà thầu, các ô D1:D4 dùng INDEX theo B1 để trả về email, tên, công ty và tiêu đề thư. Trong cửa sổ Gửi Email, bạn trỏ To vào D1, Tên người nhận vào D2, Công ty vào D3, Subject vào D4, đặt Ô driver là B1, chọn Liên tục từ 1 đến 12, bật xuất PDF sheet PhieuYCNT với tên gốc YCNT_Dot2. Bấm Preview kiểm tra thư đầu tiên, thấy ổn thì bấm Gửi: 12 email đi ra, mỗi thư kèm đúng file YCNT_Dot2_1.pdf … YCNT_Dot2_12.pdf.

Lưu ý

• Máy phải cài Microsoft Outlook và đã cấu hình tài khoản; lệnh gửi thư qua Outlook chứ không gửi trực tiếp qua máy chủ thư.
• Giá trị của các trường trỏ ô được đọc tại thời điểm gửi, nên nếu đang bật chế độ hàng loạt thì mỗi vòng lặp cho một nội dung khác nhau.
• Luôn dùng Preview cho vòng đầu tiên trước khi bấm Gửi — email đã gửi thì không thu hồi được.
• Ô driver bị ghi đè giá trị thật trong lúc chạy; hãy lưu workbook trước khi gửi loạt lớn.
• Đường dẫn đính kèm phải là đường dẫn tồn tại trên máy; một ô có thể chứa nhiều đường dẫn nếu mỗi đường dẫn nằm trên một dòng (Alt+Enter).
• Khi chọn nhiều sheet để xuất PDF, tất cả được gộp vào một file duy nhất cho mỗi vòng lặp.

Liên quan

• Mẫu Email — file mẫu có sẵn cấu trúc cột chuẩn cho gửi thư hàng loạt.
• Lấy Email — chiều ngược lại: kéo email và file đính kèm từ Outlook về sheet.
• In hàng loạt — cùng cơ chế ô điều khiển nhưng để in và xuất PDF.
• Trộn sang Word — trộn cùng bộ dữ liệu ra văn bản Word thay vì email.