Nhập nhanh (Quick Input)
Nhật ký thi công, bảng theo dõi vật tư, sổ nghiệm thu — những bảng này có chung một đặc điểm: cùng một tên công tác, tên tổ đội hay tên vật tư phải gõ lại hàng trăm lần, và chỉ cần lệch một dấu cách là PivotTable tách thành hai mục khác nhau.
Nhóm Nhập nhanh (tab DVD Addin → nhóm Văn bản và Số) giải quyết việc đó bằng một cửa sổ gợi ý hiện sát ô đang nhập: gõ vài ký tự, chọn dòng, Enter — giá trị được điền đúng chính tả như những dòng trước và con trỏ tự xuống ô dưới.
Các lệnh trong nhóm
| Lệnh | Chức năng |
|---|---|
| Nhập nhanh | Mở cửa sổ gợi ý cạnh ô đang chọn (phím tắt Ctrl+Alt+I), lấy danh sách từ Data Validation hoặc các giá trị duy nhất phía trên cùng cột |
| Tự động hiện gợi ý | Bật/tắt chế độ cửa sổ gợi ý tự bung mỗi khi chọn ô |
| Cài đặt nguồn dữ liệu… | Khai báo quy tắc Vùng đích → Vùng nguồn, kể cả nguồn ở sheet khác, và ánh xạ nhiều cột cùng lúc |
Ba lệnh là ba tầng của cùng một tính năng: dùng ngay không cần cấu hình gì (Nhập nhanh), tự động hoá thao tác gọi (Tự động hiện gợi ý), và trỏ tới bảng danh mục chuẩn thay vì chỉ nhìn cột phía trên (Cài đặt nguồn dữ liệu).
Quy trình nhập một bảng danh mục
- Dùng ngay, không cấu hình — đặt con trỏ vào ô nằm dưới một cột đã có dữ liệu, nhấn
Ctrl+Alt+I(hoặc bấm Nhập nhanh). Cửa sổ hiện ô tìm kiếm, danh sách kết quả và dòng trạng thái; gõ vài ký tự để lọc, mũi tên chọn dòng, Enter để chèn, Esc để bỏ qua. - Trỏ tới bảng danh mục chuẩn — khi nguồn nằm ở sheet khác, bấm Cài đặt nguồn dữ liệu… → New rule, điền Source range và Target range (mỗi ô có nút Pick… để trỏ chuột chọn trực tiếp trên sheet).
- Khai tiêu đề và cột tìm kiếm — tích Source has header row nếu dòng đầu vùng nguồn là tiêu đề, rồi chọn Trigger column — cột nguồn dùng để tìm kiếm trong cửa sổ gợi ý.
- Ánh xạ nhiều cột — ở phần Advanced — per-column mappings, bấm Add mapping để thêm từng cặp Target range ↔ Source column. Bỏ trống nghĩa là điền theo thứ tự cột.
- Lưu — bấm Save rule (bấm Close không tự lưu quy tắc đang sửa dở), rồi Close.
- Bật tự động khi ngồi nhập hàng loạt — bấm Tự động hiện gợi ý; thanh trạng thái Excel báo
Quick Input: ON — popup auto-mở khi chọn ô. Nhập xong, bấm lại để tắt cho khỏi vướng khi quay sang làm công thức.
Thao tác trên cửa sổ gợi ý:
| Phím | Tác dụng |
|---|---|
Ctrl+Alt+I | Mở cửa sổ gợi ý cho ô đang chọn |
| Ký tự bất kỳ | Lọc danh sách theo nội dung đã gõ |
↑ ↓ | Chọn dòng trong danh sách |
Enter (hoặc nhấp đúp) | Chèn giá trị và đưa con trỏ xuống ô ngay bên dưới |
Esc | Đóng cửa sổ, không thay đổi ô |
Ví dụ
Sheet DM_VatTu là danh mục chuẩn của dự án; sheet BangKhoiLuong là nơi nhập.
| Cột nguồn | Nội dung | Cột đích tương ứng |
|---|---|---|
| A | Mã VT (XM.PC40) | C10:C200 |
| B | Tên vật tư (Xi măng PC40) | B10:B200 — vùng đích chính |
| C | Đơn vị (tấn) | D10:D200 |
| D | Đơn giá (1.780.000) | E10:E200 |
Một quy tắc duy nhất: Source range = DM_VatTu!A1:D500, Target range = BangKhoiLuong!B10:B200, tích Source has header row, Trigger column = Tên vật tư, kèm ba mapping cho các cột C, D, E.
Khi nhập bảng khối lượng, đặt con trỏ vào B15, gõ xi mang — cửa sổ hiện danh mục dạng bảng đầy đủ các cột nguồn; chọn đúng dòng và nhấn Enter, cả tên, mã, đơn vị và đơn giá được điền một lượt.
Mẹo và lưu ý
- Khi chưa khai quy tắc nào, danh sách chỉ lấy giá trị duy nhất trong cùng cột, phía trên ô đang chọn — ô ở đầu bảng thì không có gợi ý nào.
- Quy tắc gắn theo địa chỉ vùng: chèn hoặc xoá dòng/cột làm lệch vùng đích thì phải mở lại hộp thoại và cập nhật địa chỉ.
- Vùng nguồn nên có dòng tiêu đề và tích đúng ô Source has header row, nếu không chính dòng tiêu đề sẽ hiện ra như một mục gợi ý.
- Bảng đích có thứ tự cột khác bảng nguồn thì bắt buộc phải khai mapping; để trống chỉ đúng khi hai bảng cùng thứ tự cột.
- Quy tắc được lưu bên trong chính file
.xlsxnên đi theo workbook khi bạn gửi cho đồng nghiệp; còn trạng thái bật/tắt Tự động hiện gợi ý lưu trong registry Windows nên gắn với máy và giữ nguyên sau khi mở lại Excel. - Trên bảng rất nhiều dữ liệu, việc tự quét cột để lấy giá trị duy nhất mỗi lần chọn ô làm thao tác chậm hơn — nên tắt chế độ tự động khi đang duyệt hoặc định dạng bảng lớn. Nhập nhanh và Cài đặt nguồn dữ liệu… cần tài khoản DVDAddin còn hạn (bản dùng thử đủ dùng).
Xem thêm
- Làm sạch Dữ liệu Thông minh — dọn phần dữ liệu cũ đã lỡ nhập tay không đồng nhất trước khi chuyển sang nhập bằng danh mục.
- Tìm / Thay thế hàng loạt — sửa hàng loạt các biến thể tên gọi cũ về đúng tên trong danh mục.
- Đánh số (Numbering) — đánh STT cho bảng vừa nhập xong.