Trộn sang Word (Merge to Word)

Mail merge từ bảng Excel sang Word template — mỗi hàng dữ liệu → 1 file Word (hoặc PDF).

Ứng dụng: biên bản nghiệm thu hàng loạt, hợp đồng theo template, công văn gửi nhiều khách, phiếu lương, chứng nhận, ...

Mở dialog

DVD Addin → nhóm File và In → click Trộn sang Word.

Quy trình

Bước 1 — Chuẩn bị Word template

Trong file Word .docx, đặt placeholder dạng {{TenCot}}:

BIÊN BẢN NGHIỆM THU

Hạng mục: {{HangMuc}}
Mã CT: {{MaCT}}
Ngày: {{Ngay}}
Bên A: {{BenA}}
Bên B: {{BenB}}

Khối lượng nghiệm thu: {{KhoiLuong}} ({{DonViTinh}})
Số tiền: {{SoTien}} VND

Placeholder phải khớp CHÍNH XÁC tên cột trong Excel (case-sensitive, không khoảng trắng).

Bước 2 — Chuẩn bị bảng Excel

Hàng 1 = header (tên cột trùng với placeholder Word). Mỗi hàng tiếp theo = 1 file Word output.

HangMuc	MaCT	Ngay	BenA	BenB	KhoiLuong	DonViTinh	SoTien
Móng cọc	MC-01	15/05/2026	ABC Corp	XYZ Co.	250	m³	125.000.000
Đào đất	DD-01	16/05/2026	ABC Corp	XYZ Co.	1200	m³	36.000.000
...	...	...	...	...	...	...	...

Bước 3 — Cấu hình dialog

Trường	Mô tả
File Word template	Browse → chọn file .docx chứa placeholder.
Vùng dữ liệu Excel	Chọn bảng (bao gồm header).
Folder output	Nơi lưu các file Word/PDF generated.
Filename pattern	Pattern tên file, dùng {{ColName}} (vd: BB_{{MaCT}}_{{Ngay}}).
Output format	Word .docx hoặc PDF (cần Word installed để export PDF).

Bước 4 — Tùy chọn nâng cao

• Merge thành 1 file duy nhất — gộp tất cả output thành 1 file Word/PDF có N section (mỗi section = 1 hàng).
• Page break giữa các record — chèn ngắt trang giữa các section khi merge.
• Mở file đầu tiên sau khi xong — auto open output để verify.

Bước 5 — Click Trộn

Status bar Excel hiện tiến độ: DVD Addin: Merge 5/50 (MC-01)....

Khi xong, popup hiển thị:

• Số file đã tạo.
• Folder output.
• Số lỗi (nếu có).

Placeholder syntax nâng cao

Format ngày

{{Ngay|dd/MM/yyyy}} — format ngày theo pattern.

Pattern phổ biến:

• dd/MM/yyyy → 15/05/2026
• dd-MM-yyyy → 15-05-2026
• MMMM yyyy → tháng năm 2026
• dddd dd/MM → Thứ sáu 15/05

Format số

{{SoTien|#,##0}} → 125,000,000{{SoTien|#,##0.00 VND}} → 125,000,000.00 VND

Số viết bằng chữ

{{SoTien|VND}} → Một trăm hai mươi lăm triệu đồng

Phụ thuộc localization helper trong addin. Hỗ trợ VND (VNĐ), USD.

Sample template

DVD Addin → nhóm File và In → menu Trộn sang Word → Mẫu template.

Mở template mẫu:

• SendEmail.xlsx + SendEmail.docx — sample biên bản gửi qua email.
• FormNTCV.xlsx — Form Nghiệm Thu Công Việc (chỉ Excel-based, không có Word merge).

TIP

Có thể download template từ Microsoft Office Template hoặc thiết kế riêng. Quan trọng: dùng {{...}} cho placeholder.

Khắc phục sự cố

Output file rỗng / không có nội dung

• Placeholder không khớp tên cột (vd: {{Hang muc}} nhưng cột tên HangMuc — có khoảng trắng).
• Vùng dữ liệu Excel KHÔNG bao gồm header.

"Word is not installed" khi xuất PDF

PDF output dùng Word COM để convert. Cần Microsoft Word đã cài. Nếu chỉ có LibreOffice/Google Docs → chỉ xuất được .docx, không export PDF.

File output mở không ra (lỗi format)

• Output bị antivirus quarantine (kiểm tra security software).
• Filename chứa ký tự không hợp lệ → addin tự thay bằng _, nhưng quá dài (> 255 char) sẽ vẫn lỗi.

Tốc độ chậm

• Word COM chậm tự nhiên (mỗi file ~1-2 giây).
• Tắt Mở file đầu tiên để không trigger Word UI mỗi vòng.
• Đóng Word đang chạy trước khi merge (tránh conflict).

License gating

Lệnh Merge to Word yêu cầu license active (Activated hoặc Trial).

Liên quan

• Batch Print — tương tự nhưng output trong Excel (in trực tiếp).
• Send Email — gửi mail hàng loạt với attachment.
• Tạo Title — generate header row tự động.