Trộn sang Word

Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In

ID lệnh: btnMergeWord

Cần đăng nhập license

Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO). Trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.

Chức năng

Lệnh trộn dữ liệu từ một vùng Excel vào các file Word mẫu: mỗi dòng dữ liệu sinh ra một file Word. Trong file mẫu, bạn đặt các chỗ trống dạng [TenCot] — add-in thay chúng bằng giá trị ô của cột cùng tên trên dòng đang xử lý.

Đây là cách phát hành hàng loạt văn bản có cùng bố cục nhưng khác nội dung: biên bản nghiệm thu theo từng cấu kiện, phiếu yêu cầu nghiệm thu theo từng hạng mục, hợp đồng khoán việc theo từng tổ đội, giấy mời họp theo từng đơn vị. Có thể chọn nhiều mẫu cùng lúc để mỗi dòng dữ liệu sinh ra trọn bộ hồ sơ.

Cách dùng

1. Chuẩn bị vùng dữ liệu trên sheet, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột — tên tiêu đề chính là tên placeholder sẽ dùng trong Word.
2. Chuẩn bị các file Word mẫu, đặt chỗ trống theo dạng [TenCot] đúng như tiêu đề cột, và để tất cả trong một thư mục.
3. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → bấm Trộn sang Word.
4. Ở dòng Folder template Word, bấm nút 📁 chọn thư mục chứa các file mẫu.
5. Ở dòng Folder lưu file output, bấm 📁 chọn nơi lưu kết quả.
6. Trong danh sách Chọn template Word, tick chọn mẫu cần dùng; giữ Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều mẫu.
7. Ở ô Vùng dữ liệu (có header), gõ địa chỉ vùng hoặc bấm ⤴ để quét chọn trực tiếp trên bảng tính.
8. Ở Cột tên file output, chọn cột sẽ dùng làm tên cho các file Word sinh ra.
9. Bấm Trộn dữ liệu. Dòng trạng thái bên trái nút cho biết tiến trình; xong việc, các file Word nằm trong thư mục đầu ra.

Ví dụ

Cần phát hành 35 biên bản nghiệm thu công việc cho 35 đoạn cống thoát nước.

Trên sheet DanhSachCong, vùng A1:F36 có các cột tiêu đề SoBB, TenHangMuc, LyTrinh, NgayNghiemThu, NhaThau, KetLuan. File mẫu BBNT_Cong.docx chứa các câu như: "Hôm nay, ngày [NgayNghiemThu], tại lý trình [LyTrinh], các bên tiến hành nghiệm thu [TenHangMuc] do [NhaThau] thi công." Bạn chọn thư mục mẫu, thư mục lưu là D:\DuAn\BienBan, tick mẫu BBNT_Cong.docx, đặt vùng dữ liệu A1:F36, chọn cột tên file là SoBB, rồi bấm Trộn dữ liệu. Thư mục đầu ra nhận 35 file Word đặt tên theo số biên bản, nội dung đã điền sẵn, chỉ việc in và trình ký.

Lưu ý

• Vùng dữ liệu bắt buộc có dòng tiêu đề; placeholder trong Word phải trùng chính xác tên tiêu đề, kể cả dấu và khoảng trắng.
• Cột chọn làm tên file nên có giá trị duy nhất cho từng dòng — hai dòng cùng tên sẽ ghi đè lên nhau trong thư mục đầu ra.
• Chọn nhiều mẫu thì mỗi dòng dữ liệu sinh ra tương ứng nhiều file, số file đầu ra tăng theo cấp số nhân — kiểm tra dung lượng ổ đĩa trước khi chạy loạt lớn.
• Máy cần có Microsoft Word để mở và ghi các file mẫu.
• Placeholder nằm trong header, footer hay text box của file mẫu có thể không được thay thế như phần thân văn bản; hãy chạy thử với vài dòng trước khi phát hành cả loạt.
• File đầu ra trùng tên trong thư mục sẽ bị ghi đè và không hoàn tác được.

Liên quan

• Gửi Email — dùng cùng bảng dữ liệu để gửi thư hàng loạt kèm file.
• In hàng loạt — phát hành hàng loạt nhưng ở dạng in/PDF từ biểu mẫu Excel.
• Word sang PDF — chuyển hàng loạt file Word vừa trộn sang PDF.
• Đổi tên file — chỉnh lại tên bộ file đầu ra theo quy ước hồ sơ.