Import Email
Đọc các file email .eml / .msg → trích xuất From / To / Subject / Date / Body / Attachment → ghi vào bảng Excel để analyze, archive, hoặc search.
Mở dialog
DVD Addin → nhóm File và In → menu Email → Import Email.
Quy trình
Bước 1 — Chọn nguồn
3 mode:
Mode A — Folder chứa file email
- Browse → chọn folder chứa file
.eml/.msg. - Recursive — tick để scan sub-folder.
- Filter date (tùy chọn) — chỉ import email trong khoảng ngày.
Lấy email từ Outlook: File → Save As → .msg cho từng email, hoặc dùng plugin export hàng loạt sang .eml.
Mode B — Outlook PST/OST
- Browse → chọn file
.pst(Outlook archive) hoặc.ost. - Addin tự parse PST → list email → import.
Yêu cầu: Microsoft Outlook đã cài (engine parse PST).
Mode C — Outlook current account (live)
- Chọn folder Outlook (Inbox / Sent Items / Custom folder).
- Import trực tiếp các email đang có trong Outlook không cần export.
Yêu cầu: Outlook đang chạy + đã đăng nhập account.
Bước 2 — Cấu hình columns output
Tick các trường cần lấy:
| Cột | Ví dụ |
|---|---|
| From | dang@dvdpm.net |
| From Name | Đặng Văn Đằng |
| To | a@example.com; b@example.com |
| CC | c@example.com |
| BCC | (thường ẩn) |
| Date | 2026-05-15 14:23:45 |
| Subject | Báo cáo tiến độ tuần |
| Body (plain text) | Kính gửi anh chị, ... |
| Body (HTML) | <html><body>... |
| Attachment names | BaoCao.pdf; Anh.jpg |
| Attachment paths | D:\Inbox\BaoCao.pdf; ... |
| Importance | Normal / High / Low |
| Message ID | (unique identifier) |
| In-Reply-To | (parent email cho thread) |
Bước 3 — Save attachments (tùy chọn)
Tick Save attachments to folder:
- Browse → folder lưu file đính kèm.
- Filename pattern — vd:
{Date}_{Subject}_{N}.{ext}→2026-05-15_BaoCaoTienDo_1.pdf. - Cột "Attachment paths" trong Excel → hyperlink mở file.
Bước 4 — Import
Click Import → status bar hiện tiến độ: DVD Addin: Import 50/200 emails....
Khi xong → bảng Excel có N hàng (1 email/hàng) với các cột đã chọn.
Use cases
1. Archive email Outlook ra Excel
Outlook lâu năm có 50,000+ email → kích thước file PST quá lớn. Archive:
- Filter date 2020-2023 (cũ).
- Import vào Excel.
- Backup Excel (nhỏ hơn PST nhiều lần).
- Xóa email cũ trong Outlook.
Khi cần tra: search Excel bằng Ctrl+F.
2. Phân tích communication
Bảng email → AutoFilter / PivotTable:
- Đếm số email theo người gửi → ai gửi nhiều nhất.
- Đếm email theo ngày → trend.
- Word count Subject → topics phổ biến.
3. Audit log compliance
Đối với dự án có yêu cầu lưu log:
- Import inbox/sent items hàng tháng.
- Tag email theo dự án (cột phụ thêm).
- Lưu Excel làm bằng chứng pháp lý.
Format Subject parse
Nếu Subject có pattern [Project A] Status report → cột phụ tự trích Project A (project tag).
Pattern detect:
[TAG] text→ cột "Tag" = TAG.Re: text→ cột "IsReply" = True.Fwd: text→ cột "IsForward" = True.
Khắc phục sự cố
"Cannot open PST file"
- File PST đang được Outlook giữ → đóng Outlook trước khi import.
- File corrupted → dùng Outlook built-in repair (scanpst.exe).
- File quá lớn (> 50GB) → split bằng tool ngoài trước.
Encoding lỗi (chữ tiếng Việt biến thành ?)
- Email cũ dùng encoding TCVN3 / VNI → addin auto-detect và convert sang Unicode.
- Nếu vẫn lỗi → mở file
.emlbằng text editor (Notepad++) → check encoding declaration.
Attachment bị lock / virus warning
- AV quarantine attachment → cần whitelist folder save.
- File
.exe/.batthường bị block — tạo subfolder riêng_blocked/thay vì skip.
Import quá chậm
- 1000+ email mode Outlook live → Outlook COM chậm tự nhiên (~1s/email).
- Switch sang PST mode → nhanh hơn 5-10x (đọc file trực tiếp).
License gating
Import Email yêu cầu license active (Activated hoặc Trial).
Liên quan
- Send Email — gửi email hàng loạt (ngược lại với Import).
- PDF & OCR — OCR attachment ảnh sang text sau khi import.
- Search Excel — search trong workbook đã import.