Import Email

Quét một thư mục trong Outlook rồi đổ toàn bộ email của thư mục đó vào bảng tính: nội dung thư ghi vào sheet Output, còn file đính kèm được tải xuống một thư mục trên máy theo đúng những loại file bạn chọn.

Trên công trường, hộp thư là nơi lưu vết mọi trao đổi: văn bản chỉ đạo, shop drawing, phiếu kết quả thí nghiệm, biên bản họp. Lệnh này biến cả thư mục thành một bảng tra cứu Excel kèm bộ hồ sơ đính kèm đã tải sẵn.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
Lấy Email	Quét một thư mục Outlook theo khoảng ngày, ghi email vào sheet Output và tải file đính kèm về máy
Gửi Email	Chiều ngược lại — soạn và gửi thư hàng loạt qua Outlook từ dữ liệu trên sheet
Mẫu Email	Mở file mẫu SendEmail.xlsx với cấu trúc cột chuẩn cho các thao tác email
DS tên file	Liệt kê các file đính kèm vừa tải về thành bảng trong Excel

Quy trình lập hồ sơ trao đổi theo tháng

1. Mở một workbook riêng để nhận dữ liệu — lệnh sẽ ghi đè sheet Output nếu workbook đã có sheet trùng tên.
2. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Menu Email → bấm Lấy Email.
3. Ở dòng Folder Outlook, bấm nút 📁 để mở cây thư mục Outlook rồi chọn hộp thư hoặc thư mục con cần quét.
4. Ở dòng Folder lưu attachment, bấm nút 📁 chọn thư mục trên máy. Add-in tự tạo thư mục con Attachments\<ddMMyyyy> (theo ngày chạy lệnh) bên trong đó và lưu file vào đây.
5. Trong khung Khoảng thời gian, đặt Từ ngày và Đến ngày. Để trống cả hai nghĩa là lấy toàn bộ thư trong thư mục.
6. Trong khung Loại file cần trích xuất, tick Tất cả các loại file hoặc chọn riêng: .xls/.xlsx, .doc/.docx, .ppt/.pptx, .pdf, .txt, .zip/.rar, .msg, và Hình ảnh (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp).
7. Bấm Import. Dòng trạng thái cạnh các nút cho biết tiến trình.
8. Xong việc, sheet Output có 7 cột: STT, Tiêu đề, Nội dung, Người gửi, Thời gian nhận, Số file đính kèm, Vị trí Folder. Bật AutoFilter trên hàng tiêu đề để lọc theo người gửi hoặc theo ngày.

Ví dụ

Cuối tháng 8, cần thống kê văn bản tư vấn giám sát đã gửi và gom mọi bản vẽ, phiếu thí nghiệm đính kèm về một chỗ. Trong Outlook đã có thư mục Du an ABC / TVGS.

Trường trong cửa sổ	Giá trị
Folder Outlook	Du an ABC / TVGS
Folder lưu attachment	D:\DuAn_ABC\DinhKem\Thang8
Từ ngày → Đến ngày	01/08 → 31/08
Loại file	.pdf ✔ · Hình ảnh ✔

Sau khi Import, sheet Output liệt kê từng thư kèm số file đính kèm và đường dẫn thư mục lưu, còn thư mục D:\DuAn_ABC\DinhKem\Thang8\Attachments\<ngày chạy> chứa sẵn mọi file PDF và ảnh hiện trường.

Mẹo và lưu ý

• Máy phải cài Microsoft Outlook và đã đăng nhập tài khoản — add-in đọc dữ liệu qua Outlook đang chạy.
• Dữ liệu luôn ghi vào sheet tên Output; nội dung cũ của sheet đó bị thay thế, nên hãy chạy trên workbook riêng.
• Để trống cả hai ô ngày nghĩa là lấy tất cả thư; với hộp thư vài nghìn thư, hãy giới hạn khoảng thời gian để tránh chờ lâu.
• Chỉ file đính kèm đúng loại đã tick mới được lưu xuống; thư không có đính kèm vẫn được ghi vào sheet.
• Thư mục con lưu đính kèm lấy tên theo ngày chạy lệnh, không phải ngày nhận thư — chạy hai lần trong cùng một ngày vào cùng thư mục thì file trùng tên có thể ghi đè nhau.
• Thao tác ghi dữ liệu vào sheet không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
• Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO); trong thời gian dùng thử vẫn dùng được đầy đủ.

Xem thêm

• Gửi Email — chiều ngược lại: gửi thư hàng loạt từ dữ liệu Excel.
• Công cụ File — lập danh sách và đổi tên hàng loạt các file đính kèm vừa tải về.
• PDF & OCR — OCR các file PDF scan trong bộ đính kèm thành văn bản.
• Nhật ký thi công — dùng dữ liệu email đã lấy làm căn cứ lập nhật ký.
• Tham chiếu: Lấy Email — mô tả đầy đủ từng trường trong cửa sổ.