In hàng loạt

In hoặc xuất PDF một loạt bộ hồ sơ từ cùng một biểu mẫu: add-in lần lượt gán số thứ tự vào một ô điều khiển (driver cell), để công thức trong sheet tự cập nhật, rồi in lại. Đây là cách chuẩn để phát hành hàng trăm biên bản nghiệm thu, phiếu yêu cầu nghiệm thu hay hồ sơ thanh toán mà không phải sửa tay từng bộ.

Nhóm này dành cho kỹ sư hiện trường và cán bộ hồ sơ — những người phải in cùng một biểu mẫu vài chục đến vài trăm lần cho từng cấu kiện, từng hạng mục hoặc từng đợt thanh toán.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
In hàng loạt	Lặp qua một dải số, mỗi vòng ghi số vào driver cell rồi in hoặc xuất PDF các sheet đã chỉ định
Nối chuỗi	Nối giá trị các ô đang chọn thành chuỗi MÃ1+MÃ2+MÃ3 để điền vào Sheet-print cell
AutoFit gộp ô	Canh chiều cao dòng cho ô gộp trước khi in, tránh mất chữ ở dòng cuối
Set page margins	Thống nhất khổ giấy, chiều giấy và lề (mm) cho mọi sheet biểu mẫu trước khi in loạt

Quy trình in một loạt biên bản nghiệm thu

1. Dựng sheet biểu mẫu liên kết với một ô điều khiển — ví dụ BBNT!$B$2 chứa số cấu kiện, các ô còn lại dùng VLOOKUP/INDEX theo số đó.
2. Chuẩn bị ô chứa danh sách sheet cần in trong mỗi vòng, các tên ngăn cách bằng dấu + (ví dụ BBNT+PhuLuc). Dùng lệnh Nối chuỗi với dấu phân cách + để dựng chuỗi này cho nhanh.
3. Nếu định xuất PDF, chuẩn bị ô tên file — thường là công thức, ví dụ ="BBNT_Cot_"&B2.
4. Chọn tất cả sheet biểu mẫu, chạy Set page margins để đồng bộ khổ giấy và lề.
5. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → bấm In hàng loạt. Cửa sổ không chặn nên vẫn thao tác được với bảng tính.
6. Trong khung Phạm vi số, chọn Liên tục (Start–End) rồi nhập số đầu – số cuối, hoặc Riêng lẻ (1+3+5) rồi liệt kê các số.
7. Điền Driver cell (số), Sheet-print cell, và Filename cell (chỉ dùng khi Export PDF). Bấm nút ⤴ cạnh mỗi ô để trỏ chuột chọn ô trực tiếp trên bảng tính.
8. Đặt Số bộ copy (Print) và tick In theo bộ (Collate) nếu muốn in 123, 123 thay vì 111, 222, 333.
9. Bật các Tùy chọn cần thiết: làm mới AutoFilter giữa các vòng lặp, tự canh chiều cao dòng cho ô gộp, tự chèn ngắt trang tại vùng ký, gộp tất cả PDF thành một file, bỏ qua vùng/trang có công thức dvdPic nhưng chưa có hình.
10. Bấm Lưu để ghi thiết lập vào workbook, rồi Export PDF hoặc In.
11. Kết thúc, add-in báo số vòng lặp, số PDF hoặc lệnh in, số lỗi, kèm bảng phân tích thời gian từng công đoạn.

Ví dụ

Dự án có 120 cấu kiện cột phải in biên bản nghiệm thu công việc. Sheet BBNT lấy tên cấu kiện, cao độ, mác bê tông theo số ở ô B2.

Trường trong cửa sổ	Giá trị
Phạm vi số	Liên tục, từ 1 đến 120
Driver cell (số)	BBNT!$B$2
Sheet-print cell	ô chứa chuỗi BBNT+PhuLuc
Filename cell	ô có công thức ="BBNT_Cot_"&B2
Tùy chọn	Tự canh chiều cao ô gộp ✔ · Gộp PDF thành 1 file ✔

Bấm Export PDF: add-in chạy 120 vòng, mỗi vòng xuất 2 sheet ra file tạm, cuối cùng ghép thành một file PDF liền mạch để trình ký. Bảng thời gian trong thông báo kết thúc cho biết công đoạn nào chiếm nhiều giây nhất — thường là Calculate (bảng nhiều công thức) hoặc Export PDF|In.

Mẹo và lưu ý

• Lệnh thay đổi thật giá trị của driver cell trong lúc chạy — hãy lưu workbook trước khi in loạt lớn.
• Luôn ghi địa chỉ ô đầy đủ kèm tên sheet (DATA!$B$8) thay vì để trống tên sheet (B8): ô không có tên sheet được hiểu theo sheet đang hoạt động, nên mở cửa sổ khi đang đứng ở sheet khác sẽ đọc nhầm ô rỗng.
• Filename cell và tùy chọn gộp PDF chỉ có tác dụng khi bấm Export PDF; khi bấm In thì cả hai bị bỏ qua.
• Thiết lập được lưu vào sheet ẩn DVDAddinSetting bên trong chính workbook, nên gửi file cho người khác thì cấu hình đi kèm.
• Hai tùy chọn tự canh chiều cao ô gộp và tự chèn ngắt trang tại vùng ký đọc cấu hình từ sheet Mucluc, vùng B5:D104: cột B là tên sheet, cột C là vùng cần AutoFit, cột D là "Dòng Ngắt Trang Cuối".
• Nếu sheet dùng công thức dvdPic mà ảnh chưa có, hãy bật hai tùy chọn bỏ qua vùng ảnh trống để không in ra trang trắng.
• Vòng lặp dài có thể chạy vài phút; đừng gõ vào ô nào trong lúc add-in đang in để tránh xung đột với Excel.
• Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO); trong thời gian dùng thử vẫn dùng được đầy đủ.

Xem thêm

• In ấn & Xuất PDF — in lẻ từng trang, lề gương, xuất sheet ra PDF, chuyển Word/Visio sang PDF.
• Gửi Email — cùng cơ chế ô điều khiển nhưng để gửi thư kèm PDF theo từng vòng lặp.
• Trộn sang Word — trộn cùng bộ dữ liệu ra văn bản Word thay vì bản in.
• Tham chiếu: In hàng loạt — mô tả đầy đủ từng trường trong cửa sổ.