Hiển thị và điều hướng (View Tools)
Nhóm Hiển thị và Sheet trên tab DVD Addin phục vụ một việc duy nhất: đọc và rà soát những file hồ sơ mà Excel mặc định rất khó nhìn — bảng tiên lượng vài trăm dòng, bảng tiến độ chạy ngang mấy chục cột tuần, hồ sơ nghiệm thu vài chục sheet kèm ảnh hiện trường.
Các lệnh ở đây không sửa số liệu; chúng chỉ thay đổi cách bạn nhìn vào bảng. Kỹ sư dự toán, kỹ sư QS và tư vấn giám sát dùng nhiều nhất khi phải soát lại file người khác gửi tới.
Các lệnh trong nhóm
| Lệnh | Chức năng |
|---|---|
| Nổi bật hàng cột | Phủ màu lên hàng và cột của ô đang chọn, vệt sáng bám theo ô hiện hành |
| Điều hướng | Mở khung task pane bên trái liệt kê workbook đang mở và toàn bộ sheet, có ô lọc theo tên (Ctrl+Shift+W) |
| Xem ảnh | Bật chế độ bấm-để-phóng-to cho mọi ảnh trên sheet hiện hành |
| Ẩn dòng trống | Ẩn (không xóa) các dòng không có dữ liệu trong vùng bạn chọn |
| Reset Note | Đưa mọi khung ghi chú về cùng một chiều rộng, chiều cao tự co theo nội dung |
Phần quản lý sheet (mục lục, đổi tên, đánh số, ẩn/hiện hàng loạt) nằm ở trang riêng: Danh sách Sheet và quản lý Sheet.
Quy trình soát một file hồ sơ lớn
- Mở khung Điều hướng — nhấn Ctrl+Shift+W hoặc bấm Điều hướng. Gõ vào ô tìm kiếm để lọc sheet theo tên, double-click dòng để nhảy tới sheet cần soát.
- Thu gọn bảng — chạy Ẩn dòng trống, quét chọn đúng các cột chứa dữ liệu ở hộp thoại "Chọn vùng dữ liệu" (ví dụ
B12:H180) rồi bấm OK. Add-in báo "Đã ẩn N dòng trống." - Bật Nổi bật hàng cột — chọn một ô bất kỳ, hàng và cột của ô đó được phủ màu; di chuyển ô chọn thì vệt sáng bám theo, kể cả khi cuộn hay chuyển sheet.
- Soát ảnh hiện trường — chuyển sang sheet chứa ảnh, bấm Xem ảnh. Add-in báo "Đã bật click-to-enlarge cho N ảnh." Click một ảnh để phóng to, click lại để trả về cỡ cũ.
- Chuẩn hóa ghi chú — mở Reset Note, cửa sổ DVD Addin — Đặt lại ghi chú hiện hai mục: Chiều rộng (point) (mặc định
150) và Phạm vi (Sheet hiện tại hoặc Tất cả các sheet đang hiển thị). Bấm Áp dụng. - Trả bảng về trạng thái cũ — bấm lại Nổi bật hàng cột và Xem ảnh để tắt; muốn hiện lại dòng đã ẩn thì chọn các dòng bao quanh rồi Home → Format → Unhide Rows.
Ví dụ
Tư vấn giám sát nhận file Hoso-Nghiemthu-BlockA.xlsx — 63 sheet đặt tên theo mẫu NT-<tầng>-<công tác>, mỗi sheet là một biên bản có bảng khối lượng và một dải ảnh hiện trường.
| Bước | Thao tác | Kết quả |
|---|---|---|
| 1 | Ctrl+Shift+W, gõ T05 vào ô lọc | Danh sách còn 7 sheet của tầng 5 |
| 2 | Double-click NT-T05-Cotthep | Nhảy thẳng tới biên bản cần ký |
| 3 | Ẩn dòng trống, vùng B12:H180 | Ẩn 47 dòng chừa sẵn, bảng in còn 3 trang thay vì 5 |
| 4 | Bật Nổi bật hàng cột | Dò "công tác nào — khối lượng bao nhiêu" không còn lệch dòng |
| 5 | Bật Xem ảnh trên sheet Anh-Hientruong | Click ảnh ngày 12/08 là thấy rõ khoảng cách thép và con kê |
| 6 | Reset Note, chiều rộng 150, phạm vi Tất cả các sheet đang hiển thị | 86 ghi chú diễn giải bóc tách về cùng bề ngang, đọc trọn khi rê chuột |
Mẹo và lưu ý
- Nổi bật hàng cột là lớp phủ trên màn hình, không phải màu nền ô: nó không sửa định dạng workbook và không xuất hiện khi in hay xuất PDF. Trạng thái bật/tắt chỉ áp dụng cho phiên Excel hiện tại.
- Nếu đang gõ dở trong ô (chế độ Edit), lớp phủ tạm ngừng cập nhật cho tới khi bạn nhấn Enter hoặc Esc. Trên máy nhiều màn hình khác DPI, kéo cửa sổ Excel về một màn hình nếu thấy vệt sáng lệch.
- Ẩn dòng trống chỉ xét các cột bạn quét chọn — dòng có dữ liệu ở cột nằm ngoài vùng chọn vẫn bị coi là trống và bị ẩn. Ô chứa công thức trả về chuỗi rỗng
""thì ngược lại, vẫn tính là có dữ liệu. - Ẩn dòng trống ẩn cả dòng (EntireRow), tức là ẩn hết chiều ngang sheet chứ không riêng vùng chọn — cân nhắc nếu bên phải vùng chọn còn bảng khác.
- Xem ảnh chỉ tác động lên sheet đang hoạt động và chỉ với ảnh thật (Picture), không áp dụng cho hình vẽ, hộp văn bản hay biểu đồ. Nên click trả các ảnh đang phóng về cỡ gốc trước khi tắt lệnh — tắt lệnh chỉ gỡ hành vi click, ảnh đang phóng sẽ giữ nguyên cỡ lớn và lưu file là lưu luôn trạng thái đó.
- Reset Note chỉ xử lý Comment/Note cổ điển (khung vàng hiện khi rê chuột), không áp dụng cho threaded comment kiểu bong bóng của Microsoft 365; bạn chỉ đặt được chiều rộng, chiều cao do Excel tự tính.
- Các thao tác ẩn dòng, phóng ảnh, đổi cỡ ghi chú và thao tác sheet trong khung Điều hướng đều không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
- Khung Điều hướng là task pane gắn theo cửa sổ Excel: mở thêm một cửa sổ Excel mới thì phải bấm lệnh lại. Phím tắt Ctrl+Shift+W chỉ hoạt động sau khi add-in nạp xong (Excel khởi động hoàn tất).
- Đổi tên, ẩn/hiện và sắp xếp thực hiện từ khung Điều hướng tác động trực tiếp lên workbook; nếu workbook đang bị bảo vệ cấu trúc thì Excel chặn các thao tác này.
- Màu, độ trong suốt, chế độ tô (cả hàng và cột / chỉ hàng / chỉ cột) và tỷ lệ phóng ảnh đều lấy từ mục Hiển thị và Sheet trong cửa sổ Tùy chọn.
Xem thêm
- Danh sách Sheet và quản lý Sheet — mục lục workbook, đổi tên, đánh số, ẩn/hiện hàng loạt.
- Tùy chọn (Preferences) — chỉnh màu, độ mờ, chế độ tô của lớp phủ và tỷ lệ phóng ảnh.
- Xóa dòng trống — xóa hẳn thay vì ẩn, khi đã chắc không cần dòng đó nữa.
- Chèn ảnh — chèn hàng loạt ảnh hiện trường vào ô trước khi bật Xem ảnh.