RFI
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Cons → Nhóm QAQC và Nhật ký
ID lệnh: btnRfiRegister
Chức năng
Sổ theo dõi RFI — văn bản nhà thầu gửi hỏi khi bản vẽ hoặc chỉ dẫn kỹ thuật không rõ, mâu thuẫn nhau, hoặc khác thực tế hiện trường.
Sổ này sinh ra để trả lời hai câu mà làm tay gần như không ai giữ nổi khi qua vài trăm văn bản:
- Ai đang giữ? Nhà thầu chưa gửi hoặc chưa đóng, hay bên duyệt chưa trả lời. Cuộc họp giao ban chỉ cần đúng con số này.
- Bên duyệt giữ bao lâu? Hợp đồng ghi thời hạn trả lời; quá hạn là căn cứ để yêu cầu kéo dài thời gian thực hiện. Vì thế số ngày chờ được ghi thẳng ra một cột trên sổ, in ra được, chứ không chỉ hiện trên màn hình.
Cách dùng
- Bấm RFI trong tab DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký.
- Lần đầu, bấm Tạo sổ mới — sheet được tạo với 15 cột chuẩn, dòng tiêu đề cố định, bật lọc sẵn và danh sách xổ xuống cho Trạng thái / Ảnh hưởng.
- Điền form. Gõ ngày gửi và số ngày theo hợp đồng (mặc định 7) là hạn trả lời tự điền; sửa đè lên vẫn được.
- Bấm Thêm vào sổ. Số hiệu tự sinh; Gửi cho, Người hỏi, Hạng mục gợi ý theo những gì đã nhập.
- Cập nhật tô lại màu theo trạng thái, ghi lại cột Số ngày chờ và nêu ra mâu thuẫn dữ liệu.
- Bảng tổng hợp lập sheet thống kê, mở đầu bằng ai đang giữ, kèm danh sách RFI quá hạn cần nhắc.
Video hướng dẫn
Tồn tại, RFI và Trình duyệt · 6 phút 25 giây · 16 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Lệnh trong video: Tồn tại · RFI · Trình duyệt
Các chương (21)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- 1 · Tạo sổ lần đầu
- 2 · Sổ đã có – không tạo trùng
- 3 · Thêm tồn tại kèm ảnh
- 4 · Mã không trùng, tiền tố
- 5 · Cập nhật màu – quá hạn
- 6 · Đóng mục – mâu thuẫn
- 7 · Bảng tổng hợp, lọc
- 8 · Thông báo kèm ảnh
- 9 · RFI: số hiệu, hạn trả lời
- 10 · RFI: chờ, trả lời, quá hạn
- Sổ Trình duyệt
- 11 · Tính ngược hạn phải trình
- 12 · Trình lại – Rev
- 13 · Mã A/B/C/D, Tình trạng
- 14 · Giao ban cả 3 sổ
- 15 · Sheet bảo vệ, Ctrl+Z
- 16 · Khi nhập sai
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Bước 1. Trên ribbon, mở tab DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → bấm RFI.
Bước 2. Lần đầu trong file, bấm Tạo sổ mới (1): add-in thêm sheet RFI với 15 cột chuẩn, cố định dòng tiêu đề, bật lọc, danh sách xổ xuống cho Trạng thái / Ảnh hưởng. Điền form: Số RFI tự sinh; Gửi cho, Người hỏi, Hạng mục (2) gợi ý theo những gì đã nhập; gõ ngày gửi (3) và số ngày theo hợp đồng là hạn trả lời tự điền (sửa đè được); Nội dung hỏi (4) là bắt buộc — mỗi RFI một câu hỏi. Bấm Thêm vào sổ (5).
Bước 3. RFI có ngày gửi được ghi là Đã gửi, không có ngày gửi thì để Nháp. Nội dung hỏi và bản vẽ được xoá để gõ văn bản tiếp, bên nhận / người hỏi / hạng mục giữ nguyên. Cập nhật (1) tô lại màu, ghi cột Số ngày chờ và nêu mâu thuẫn dữ liệu; Bảng tổng hợp (2) lập sheet mở đầu bằng Ai đang giữ kèm danh sách RFI quá hạn cần nhắc; Giao ban (cả 3 sổ) (3) và Xuất phiếu… (4) (phiếu yêu cầu làm rõ cho các dòng đã chọn trước khi mở hộp thoại) dùng chung cho ba sổ.
Bước 4. Bấm Cập nhật: hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu hiện ra vì lệnh tô đè nền và ghi lại cột Số ngày chờ. Giữ tick Sao lưu sheet "RFI" trước khi chạy (1) rồi bấm Tiếp tục (2).
Bước 5. Sheet RFI sau khi cập nhật: Hạn trả lời (1) = ngày gửi + số ngày hợp đồng; dòng đỏ nhạt (2) là RFI bên duyệt đã quá hạn trả lời, vàng nhạt = đã trả lời chờ nhà thầu đóng, xanh = đã đóng, xanh xám = nháp chưa phát hành. Bên phải (ngoài hình) là Trả lời, Ngày trả lời, Trạng thái, Ảnh hưởng, Số ngày chờ (RFI-003: 13 ngày) và Ghi chú.
Các cột trong sổ
| Cột | Ghi chú |
|---|---|
| STT · Số RFI | Số hiệu tự sinh dạng RFI-001; đổi được tiền tố |
| Ngày gửi · Hạn trả lời | Hạn = ngày gửi + số ngày hợp đồng |
| Gửi cho · Người hỏi | Dùng để gom nhóm trong bảng tổng hợp |
| Hạng mục · Bản vẽ / CDKT | Bản vẽ hoặc chỉ dẫn kỹ thuật đang hỏi về |
| Nội dung hỏi | Bắt buộc |
| Trả lời · Ngày trả lời | Điền vào khi có công văn trả lời |
| Trạng thái | Nháp / Đã gửi / Đã trả lời / Đã đóng / Huỷ |
| Ảnh hưởng | Không / Chi phí / Tiến độ / Chi phí + tiến độ |
| Số ngày chờ | Do lệnh Cập nhật tính ra — không nhập tay |
| Ghi chú |
Quy ước quan trọng
Quá hạn = trạng thái Đã gửi, chưa có ngày trả lời, có hạn, và hạn đã qua.
- Hạn đúng hôm nay chưa phải quá hạn.
- Đã điền ngày trả lời thì không còn bị tính là đang chờ, kể cả khi quên đổi trạng thái — nhưng lệnh Cập nhật sẽ nêu ra chỗ mâu thuẫn đó.
- Văn bản không có hạn thì không bao giờ bị tính quá hạn. Muốn theo dõi thì phải điền hạn.
Số ngày chờ đếm từ ngày gửi tới ngày trả lời, hoặc tới hôm nay nếu chưa trả lời. Đã trả lời rồi thì con số dừng lại, không chạy tiếp.
Số hiệu lấy số lớn nhất đang có cộng 1, không phải đếm số dòng. Xoá một dòng giữa sổ thì số tiếp theo vẫn đi tiếp, không trùng với số đã phát hành cho tư vấn giám sát.
Chưa có ngày gửi thì để là Nháp, không tự đánh dấu Đã gửi — văn bản chưa phát hành mà tính vào số đang chờ là báo cáo sai.
Màu theo trạng thái
| Màu | Nghĩa |
|---|---|
| Đỏ nhạt | Bên duyệt quá hạn trả lời |
| Vàng nhạt | Đã trả lời, chờ nhà thầu đọc và đóng |
| Xanh lá nhạt | Đã đóng |
| Xanh xám | Nháp, chưa phát hành |
| Xám | Đã huỷ |
Bảng tổng hợp có gì
- Ai đang giữ — bên duyệt / nhà thầu / đã xong.
- Theo trạng thái, theo bên nhận, theo hạng mục.
- Số ngày trả lời trung bình (chỉ tính trên văn bản đã có trả lời) và văn bản chờ lâu nhất.
- Số văn bản đã trả lời nhưng trễ hạn.
- Số văn bản có khả năng phát sinh — những cái đánh dấu ảnh hưởng chi phí hoặc tiến độ mà chưa xong. Bắc sang Sổ phát sinh từ đây.
- Danh sách RFI quá hạn cần nhắc, xếp theo số ngày quá hạn giảm dần.
Giao ban và xuất phiếu
Hàng nút trên cùng của hộp thoại (giống nhau ở cả ba sổ Tồn tại, RFI, Trình duyệt):
- Giao ban (cả 3 sổ) — lập sheet
Giao ban yyyy-MM-ddgộp cả ba sổ có trong file:- mỗi sổ bao nhiêu việc đang mở, quá hạn, sắp tới hạn (7 ngày), đang nằm ở bên duyệt hay nhà thầu;
- danh sách việc cần đôn đốc xếp theo số ngày quá hạn — bấm vào mã là nhảy về đúng dòng trong sổ;
- bảng gom theo người phụ trách / bên nhận. RFI chỉ tính quá hạn khi đang chờ trả lời.
- Xuất phiếu… — với các dòng đã chọn trong sổ trước khi mở hộp thoại, lập phiếu yêu cầu làm rõ (RFI) — mỗi RFI một phiếu: thông tin gửi, nội dung hỏi, ô trả lời, chữ ký trên sheet mới khổ A4, sẵn để in. Hộp thoại hỏi:
- công trình, đơn vị lập, người lập, nơi lập — được nhớ cho lần sau;
- có xuất PDF vào thư mục
Phieucạnh tệp Excel không; - có soạn thư Outlook kèm các PDF không. Thư chỉ mở ở dạng nháp: bạn tự điền người nhận và bấm Gửi, add-in không tự gửi.
Văn bản xuất ra bằng tiếng Việt.
Lưu ý
- Sổ được nhận ra bằng tiêu đề cột, không bằng tên sheet — đổi tên sheet theo gói thầu vẫn dùng được.
- Ngày trong sổ đọc theo thứ tự ngày/tháng/năm bất kể máy đặt ngôn ngữ gì, kể cả khi ô là kiểu chữ.
- Ngày nhập sai định dạng bị chặn lại, không lặng lẽ để trống.
- Cập nhật nêu ra mâu thuẫn dữ liệu (đã gửi mà thiếu ngày gửi, đóng mà không có trả lời, ngày trả lời sớm hơn ngày gửi, số hiệu trùng…) nhưng không tự sửa — sổ này là chứng từ đối chiếu với tư vấn.
- Tô lại màu là ghi đè nền sẵn có; add-in hỏi xác nhận (hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu) và sao lưu sheet trước — Ctrl+Z ngay sau lệnh đưa sổ về như cũ, sau đó vẫn lấy lại được ở Khôi phục dữ liệu.
- Nhấn ESC để dừng giữa chừng khi sổ dài.
Liên quan
- Trình duyệt — sổ hồ sơ trình duyệt, cùng bộ theo dõi văn bản.
- Tồn tại · Sổ phát sinh · Kế hoạch nghiệm thu