Trình duyệt
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Cons → Nhóm QAQC và Nhật ký
ID lệnh: btnSubmittalRegister
Chức năng
Sổ theo dõi hồ sơ trình duyệt — vật liệu, bản vẽ chế tạo, biện pháp thi công, mẫu, chứng chỉ: những thứ phải được chấp thuận trước khi mang vào công trình.
Ba việc làm sổ này khác một bảng Excel chép tay:
1. Hạn phải trình — tính ngược
Vật tư cần có mặt ngày X. Đặt hàng, sản xuất, vận chuyển mất lead time ngày. Duyệt mất chừng ấy ngày nữa. Vậy chậm nhất phải trình ngày nào?
Hạn phải trình = Ngày cần có tại công trường − Thời gian đặt hàng − Số ngày duyệtTrễ cái mốc đó là tiến độ đã chậm ngay từ khi chưa ai nhận ra — tới lúc vật tư không về kịp thì đã muộn. Add-in tính ngược mốc này, hiện ngay trong cửa sổ lúc đang gõ kèm cách tính, và đánh dấu đỏ những hồ sơ đã trễ.
Trên sheet, mốc này được ghi bằng công thức chứ không phải giá trị chết: đổi ngày cần có tại công trường hay thời gian đặt hàng là nó đổi theo ngay, và người dùng nhìn thấy được cách tính.
2. Chuỗi trình lại theo Rev
Một hồ sơ bị trả về phải trình lại Rev 1, Rev 2… Chỉ bản mới nhất mới tính vào trạng thái; đếm cả các bản cũ là báo cáo sai gấp mấy lần. Sổ tự nhận ra bản mới nhất theo số hiệu và Rev, tô xám các bản đã bị thay.
Tick Trình lại hồ sơ đã có thì add-in giữ nguyên số hiệu và tăng Rev, đồng thời chép sẵn nội dung, hạng mục, nhà cung cấp của bản trước — bên duyệt tra hồ sơ theo số hiệu, cấp số mới là mất dấu cả chuỗi.
3. Ai đang giữ
Nhà thầu chưa trình hoặc phải trình lại, hay bên duyệt đang giữ quá hạn.
Cách dùng
- Bấm Trình duyệt trong tab DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký.
- Lần đầu, bấm Tạo sổ mới — sheet được tạo với 17 cột chuẩn, dòng tiêu đề cố định, bật lọc sẵn và danh sách xổ xuống cho Kết quả / Loại.
- Điền form. Gõ Cần tại CT và đặt hàng … ngày là hạn phải trình hiện ra ngay kèm phép tính và số ngày còn lại.
- Bấm Thêm vào sổ.
- Khi có kết quả duyệt, điền cột Kết quả và Ngày có kết quả trên sheet.
- Cập nhật tô lại màu, ghi cột Tình trạng và nêu ra mâu thuẫn dữ liệu.
- Bảng tổng hợp lập sheet mở đầu bằng CẦN XỬ LÝ, kèm danh sách hồ sơ đã trễ hạn trình và danh sách bên duyệt quá hạn.
Video hướng dẫn
Tồn tại, RFI và Trình duyệt · 6 phút 25 giây · 16 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Lệnh trong video: Tồn tại · RFI · Trình duyệt
Các chương (21)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- 1 · Tạo sổ lần đầu
- 2 · Sổ đã có – không tạo trùng
- 3 · Thêm tồn tại kèm ảnh
- 4 · Mã không trùng, tiền tố
- 5 · Cập nhật màu – quá hạn
- 6 · Đóng mục – mâu thuẫn
- 7 · Bảng tổng hợp, lọc
- 8 · Thông báo kèm ảnh
- 9 · RFI: số hiệu, hạn trả lời
- 10 · RFI: chờ, trả lời, quá hạn
- Sổ Trình duyệt
- 11 · Tính ngược hạn phải trình
- 12 · Trình lại – Rev
- 13 · Mã A/B/C/D, Tình trạng
- 14 · Giao ban cả 3 sổ
- 15 · Sheet bảo vệ, Ctrl+Z
- 16 · Khi nhập sai
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Bước 1. Trên ribbon, mở tab DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → bấm Trình duyệt.
Bước 2. Lần đầu trong file, bấm Tạo sổ mới (1): add-in thêm sheet Trình duyệt với 17 cột chuẩn. Điền form: chọn Loại (2), hạng mục, nhà cung cấp, ngày trình + số ngày duyệt (hạn duyệt tự tính). Gõ Cần tại CT và số ngày đặt hàng (3) — dòng bên dưới (4) tính ngược ngay hạn phải trình kèm phép tính và số ngày còn lại. Nhập Nội dung trình (5) rồi bấm Thêm vào sổ (6).
Bước 3. Hồ sơ bị trả về (mã C, D) thì tick Trình lại hồ sơ đã có (1) và chọn số hiệu: add-in giữ số hiệu, tăng Rev và chép nội dung, hạng mục, nhà cung cấp của bản trước vào các ô còn trống. Khi có kết quả duyệt, điền cột Kết quả (gõ tắt A/B/C/D cũng được) và Ngày có kết quả trên sheet. Cập nhật (2) tô màu và ghi cột Tình trạng; Bảng tổng hợp (3) mở đầu bằng CẦN XỬ LÝ; Giao ban (cả 3 sổ) (4) và Xuất phiếu… (5) dùng chung cho ba sổ.
Bước 4. Bấm Cập nhật: hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu hiện ra vì lệnh tô đè nền và ghi lại cột Tình trạng. Giữ tick sao lưu sheet (1) rồi bấm Tiếp tục (2).
Bước 5. Sheet Trình duyệt sau khi cập nhật: chuỗi trình lại SUB-001 (1) — Rev 0 bị trả về (C) tô xám vì đã có Rev 1, chỉ Rev 1 (A, xanh) tính vào trạng thái; dòng đỏ nhạt (2) là hồ sơ bên duyệt đã quá hạn. Bên phải (ngoài hình) là Người duyệt, Cần có tại CT, Đặt hàng, Hạn phải trình ghi bằng công thức =IF(OR(M7="",N7=""),"",M7-N7-14), Tình trạng (ví dụ Quá hạn duyệt 6 ngày) và Ghi chú.
Mã kết quả
Bốn mã A/B/C/D là chuẩn dùng chung, kể cả trên dự án vốn nước ngoài — giữ nguyên chữ cái để đối chiếu được với phiếu duyệt của tư vấn.
| Mã | Nghĩa | Thi công được chưa |
|---|---|---|
| A | Chấp thuận | Được |
| B | Chấp thuận kèm ghi chú | Được, nhưng phải sửa hồ sơ |
| C | Sửa và trình lại | Chưa — phải trình Rev sau |
| D | Không chấp thuận | Chưa |
| (trống) | Chờ duyệt | Chưa |
Gõ tắt một chữ cái A B C D cũng nhận.
Các cột trong sổ
| Cột | Ghi chú |
|---|---|
| STT · Số hiệu · Rev | Số hiệu tự sinh dạng SUB-001; Rev tăng khi trình lại |
| Loại | Vật liệu / Bản vẽ chế tạo / Biện pháp thi công / Mẫu / Chứng chỉ |
| Hạng mục · Nội dung trình · Nhà cung cấp | |
| Ngày trình · Hạn duyệt · Ngày có kết quả | Hạn duyệt = ngày trình + số ngày duyệt |
| Kết quả · Người duyệt | |
| Cần có tại CT · Đặt hàng (ngày) | Hai số để tính ngược |
| Hạn phải trình | Công thức — sửa tay được cho hồ sơ có mốc riêng |
| Tình trạng | Do lệnh Cập nhật tính ra — không nhập tay |
| Ghi chú |
Cột Tình trạng là cột đáng lọc nhất: nó nói việc phải làm chứ không lặp lại cột Kết quả — TRỄ HẠN TRÌNH n ngày, Phải trình trong n ngày, Quá hạn duyệt n ngày, Chờ duyệt, Phải trình lại, Bản cũ…
Màu theo tình trạng
| Màu | Nghĩa |
|---|---|
| Đỏ rõ | Đã trễ hạn phải trình — vật tư sẽ không kịp |
| Đỏ nhạt | Không chấp thuận, hoặc bên duyệt quá hạn |
| Vàng nhạt | Phải trình lại (C) |
| Xanh lơ nhạt | Chấp thuận kèm ghi chú (B) |
| Xanh lá nhạt | Chấp thuận (A) |
| Xám | Bản cũ đã bị Rev sau thay |
Bảng tổng hợp có gì
- CẦN XỬ LÝ đứng trước mọi thống kê: đã trễ hạn trình, sắp phải trình trong 14 ngày, bị trả về phải trình lại, bên duyệt quá hạn.
- Ai đang giữ; theo kết quả (chỉ bản mới nhất); theo loại; theo nhà cung cấp.
- Chất lượng hồ sơ: tỉ lệ duyệt ngay lần đầu, số hồ sơ đã phải trình lại, số bản cũ, số lần trình muộn hơn hạn phải trình, số ngày duyệt trung bình.
- Hai danh sách hành động: đã trễ hạn phải trình và bên duyệt quá hạn cần nhắc.
Giao ban và xuất phiếu
Hàng nút trên cùng của hộp thoại (giống nhau ở cả ba sổ Tồn tại, RFI, Trình duyệt):
- Giao ban (cả 3 sổ) — lập sheet
Giao ban yyyy-MM-ddgộp cả ba sổ có trong file:- mỗi sổ bao nhiêu việc đang mở, quá hạn, sắp tới hạn (7 ngày), đang nằm ở bên duyệt hay nhà thầu;
- danh sách việc cần đôn đốc xếp theo số ngày quá hạn — bấm vào mã là nhảy về đúng dòng trong sổ;
- bảng gom theo người phụ trách / bên nhận. Chỉ tính bản mới nhất của mỗi số hiệu. Quá hạn gồm cả bên duyệt quá hạn cho kết quả lẫn nhà thầu quá mốc phải trình.
- Xuất phiếu… — với các dòng đã chọn trong sổ trước khi mở hộp thoại, lập phiếu trình duyệt — mỗi dòng một phiếu: thông tin hồ sơ, Rev, các ô kết quả A/B/C/D, ý kiến, chữ ký trên sheet mới khổ A4, sẵn để in. Hộp thoại hỏi:
- công trình, đơn vị lập, người lập, nơi lập — được nhớ cho lần sau;
- có xuất PDF vào thư mục
Phieucạnh tệp Excel không; - có soạn thư Outlook kèm các PDF không. Thư chỉ mở ở dạng nháp: bạn tự điền người nhận và bấm Gửi, add-in không tự gửi.
Văn bản xuất ra bằng tiếng Việt.
Lưu ý
- Sổ được nhận ra bằng tiêu đề cột, không bằng tên sheet.
- Ngày đọc theo ngày/tháng/năm bất kể máy đặt ngôn ngữ gì; ngày sai định dạng bị chặn lại.
- Mốc đúng hôm nay chưa phải trễ.
- Đã trình rồi thì không còn bị tính là trễ hạn trình, nhưng sổ vẫn ghi nhận trình muộn hơn hạn bao nhiêu ngày.
- Cập nhật chỉ điền công thức Hạn phải trình vào ô còn trống — ô đã có gì thì không đụng vào, người dùng có quyền đặt mốc riêng cho một hồ sơ.
- Cập nhật nêu ra mâu thuẫn dữ liệu (có kết quả mà thiếu ngày, ngày kết quả sớm hơn ngày trình, có ngày cần tại CT mà thiếu thời gian đặt hàng, bị trả về đã 14 ngày mà chưa thấy bản trình lại…) nhưng không tự sửa.
- Tô lại màu là ghi đè nền sẵn có; add-in hỏi xác nhận và sao lưu sheet trước — bấm
Ctrl+Zngay sau khi Cập nhật để hoàn tác, hoặc lấy lại sau ở Khôi phục dữ liệu. - Nhấn ESC để dừng giữa chừng khi sổ dài.
Liên quan
- RFI — sổ văn bản yêu cầu làm rõ, cùng bộ theo dõi văn bản.
- Tồn tại · Kế hoạch thí nghiệm · Kế hoạch nghiệm thu