Xoá format không dùng
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm Ô và Dòng
ID lệnh: btnDeleteUnusedFormats
Chức năng
Dọn sạch định dạng ở phần nằm ngoài vùng có dữ liệu thật của sheet đang mở, rồi buộc Excel tính lại "vùng đã dùng" (UsedRange). Đây là cách chữa lỗi kinh điển: file bảng khối lượng chỉ vài trăm dòng nhưng nặng vài chục MB, nhấn Ctrl+End thì con trỏ nhảy xuống dòng 60000, thanh cuộn dọc bé xíu, mở file chậm và in ra thừa hàng chục trang trắng. Nguyên nhân thường là ai đó tô màu, kẻ khung hoặc copy định dạng cho cả cột/cả dòng.
Cách dùng
- Mở đúng sheet cần dọn (lệnh chỉ xử lý sheet đang hiển thị, không cần chọn vùng nào trước).
- Vào tab DVD Addin → nhóm Ô và Dòng → bấm Xoá format không dùng.
- Addin xác định ô cuối cùng thực sự có dữ liệu, so với ô cuối theo Ctrl+End của Excel.
- Toàn bộ dòng nằm dưới dòng dữ liệu cuối và toàn bộ cột nằm bên phải cột dữ liệu cuối được xoá định dạng và bỏ màu nền.
- Excel được yêu cầu tính lại vùng đã dùng; thanh trạng thái hiện thông báo dạng
Đã dọn format ngoài vùng dữ liệu (cuối: R320C11). - Lưu và đóng/mở lại file để thấy rõ dung lượng giảm và Ctrl+End nhảy về đúng ô cuối.
Ví dụ
Sheet TONGHOP_KL có dữ liệu thật đến ô K320, nhưng Ctrl+End nhảy tới BX65000 vì trước đó có người bôi vàng cả cột và kẻ khung xuống hết sheet. File nặng 42 MB, cuộn giật, in ra 28 trang trắng phía sau.
Bấm Xoá format không dùng → thanh trạng thái báo (cuối: R320C11) → lưu và mở lại: Ctrl+End dừng ở K320, dung lượng còn khoảng 3 MB, bản in chỉ còn đúng số trang có nội dung.
Lưu ý
- Lệnh chỉ chạy trên sheet đang mở; workbook nhiều sheet phải lặp lại cho từng sheet.
- Thao tác này không hoàn tác được bằng Ctrl+Z — nếu bạn cố ý để sẵn định dạng (khung, màu) cho phần chưa nhập dữ liệu thì sẽ bị mất.
- Dung lượng file thường chỉ giảm sau khi lưu lại và mở lại; xem ngay lúc vừa chạy có thể chưa thấy khác biệt.
- Chỉ định dạng bị xoá — dữ liệu, công thức trong vùng dữ liệu không bị đụng tới.
- Nếu sheet có ô chứa chuỗi rỗng hoặc công thức trả về
""ở tận cuối, chúng vẫn được tính là "có dữ liệu" nên vùng dọn sẽ nhỏ hơn mong đợi — xoá hẳn các ô đó trước rồi chạy lại.
Liên quan
- Xoá kiểu ô — dọn danh sách Cell Styles rác thường theo file copy qua lại.
- Xoá tên lỗi — xoá các Name hỏng/ẩn, cũng là nguyên nhân làm file phình to.
- Xoá dòng trống — rút gọn bảng trước khi dọn định dạng.
- Lấy thiết lập in của sheet — kiểm tra lại vùng in sau khi dọn.