So sánh sheet
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In → Menu Công cụ File
ID lệnh: btnCompareSheets
Chức năng
Dò từng ô của hai sheet để tìm chỗ đã bị sửa, rồi xuất ra một bảng liệt kê địa chỉ ô, giá trị hai bên và loại khác biệt.
Dùng khi file quay lại mà không ai ghi lại đã đổi gì: bảng khối lượng nhà thầu gửi lại, tiến độ tư vấn trả về, biểu mẫu đi qua nhiều tay. Dò bằng mắt trên vài nghìn dòng là không làm được.
Cách dùng
- Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Công cụ File → bấm So sánh sheet.
- Chọn Bản A (bản gốc) và Bản B (bản nhận lại). Danh sách gồm mọi sheet của mọi file đang mở, ghi dạng
tên file / tên sheet. - File cần so chưa mở thì bấm Mở file… — mở xong nó xuất hiện ngay trong danh sách.
- Chỉnh tuỳ chọn nếu cần:
- So công thức thay vì giá trị — tìm chỗ công thức bị sửa dù kết quả vẫn giống nhau.
- Bỏ qua hoa/thường và Bỏ qua khoảng trắng thừa — tránh báo khác biệt do gõ thêm dấu cách.
- Tạo bảng liệt kê khác biệt — ghi chi tiết từng chỗ khác ra một sheet mới.
- Tô màu ô khác nhau trên bản B — nhìn thấy ngay trên sheet; add-in hỏi xác nhận trong hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu (giữ Sao lưu sheet) rồi mới tô.
- Bấm So sánh. Kết quả tổng kết hiện ở cuối cửa sổ, chi tiết nằm trong sheet So sánh mới tạo trong file của bản B.
Video hướng dẫn
So sánh sheet · 6 phút 00 giây · 10 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Các chương (15)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- Cửa sổ So sánh hai sheet
- 1 · Hai file đang mở
- 2 · Cùng file, sheet ẩn
- 3 · Chèn thêm dòng giữa bảng
- 4 · Công thức bị dán giá trị
- 5 · Định dạng không được so
- 6 · Số lẻ ẩn sau định dạng
- 7 · Hoa thường và dấu cách
- 8 · Ô trống, số 0, ô lỗi
- 9 · Ghi đè màu và hoàn tác
- 10 · Khi chọn sai
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Thực hành
Tải file mẫu của lệnh này — dữ liệu y như hình dưới (sheet So sánh), mở ra là làm theo được ngay từng bước.
Bước 1. Trên ribbon, mở tab DVD Addin → nhóm File và In → mở Công cụ File → chọn So sánh sheet.
Bước 2. Danh sách gồm mọi sheet của các file đang mở; file nào (bản phát hành hay bản nhà thầu gửi lại) chưa mở thì bấm Mở file… (1). Chọn Bản A (bản gốc) (2) và Bản B (bản nhận lại) (3) — mỗi dòng ghi tên file / tên sheet. Giữ Tô màu ô khác nhau trên bản B (4) nếu muốn thấy ngay trên sheet, rồi bấm So sánh (5).
Bước 3. Vì sắp tô màu lên bản B (1), add-in hỏi xác nhận. Giữ Sao lưu sheet "Dự toán" (2) để còn lấy lại màu nền cũ, rồi bấm Tiếp tục (3).
Bước 4. Cuối cửa sổ báo Tìm thấy 8 khác biệt: 3 ô khác giá trị, 0 chỉ có ở A, 5 chỉ có ở B. Chi tiết nằm trong sheet mới So sánh của file B: phần đầu tóm tắt hai sheet và số ô đã so (1), bên dưới mỗi khác biệt một dòng — địa chỉ ô, giá trị ở A, ở B và loại khác biệt (2).
Bước 5. Trên sheet của bản B, các ô khác nhau được tô nền vàng: hai đơn giá và một khối lượng bị sửa (1), cùng dòng 13 nhà thầu thêm vào (2). Muốn bỏ màu thì lấy lại bản sao lưu bằng Khôi phục dữ liệu.
Ví dụ
Gửi đi bảng dự toán 2.400 dòng, ba tuần sau nhận lại và cần biết nhà thầu đã sửa gì.
Kết quả: Tìm thấy 37 khác biệt: 31 ô khác giá trị, 4 chỉ có ở A, 2 chỉ có ở B — kèm bảng liệt kê 37 địa chỉ ô, giá trị cũ và mới. Đúng 31 ô đơn giá bị đổi, 4 dòng bị xoá, 2 dòng được thêm.
Lưu ý
- Tô màu ghi đè màu nền sẵn có của bản B — giữ Sao lưu sheet trong hộp xác nhận để add-in sao lưu sheet B trước khi tô, lấy lại ở Khôi phục dữ liệu. Không muốn đụng vào bản B thì bỏ tick, chỉ lấy bảng liệt kê.
- So sánh theo toạ độ ô tuyệt đối. Nếu bản B bị chèn thêm dòng ở giữa thì mọi dòng phía dưới lệch đi một và sẽ bị báo là khác — hãy đọc kết quả với điều đó trong đầu.
- Số được quy về dạng bất biến trước khi so, nên máy dùng dấu phẩy thập phân không bị báo nhầm mọi số đều khác nhau.
- Quá 20.000 khác biệt thì danh sách bị cắt và có ghi rõ — thường nghĩa là hai sheet vốn không cùng cấu trúc.
- Giữ ESC để dừng khi so hai sheet rất lớn.
Liên quan
- Khôi phục dữ liệu — lấy lại bản B nếu đã tô nhầm.
- So sánh BoQ — so sánh chuyên cho bảng khối lượng, khớp theo mã hiệu.
- Gộp file · Tách bảng