Gộp file

Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In → Menu Công cụ File

ID lệnh: btnCombineFiles

Chức năng

Chọn nhiều file Excel (hoặc cả một thư mục) rồi ghép thành một file mới.

Đây là việc lặp lại mỗi kỳ báo cáo: mỗi đội/mỗi hạng mục gửi về một file cùng mẫu, người tổng hợp phải mở từng file, copy, dán, đặt lại tên sheet. Mười file là mười lượt, và chỉ cần dán nhầm một lần là sai số liệu.

Cách dùng

1. Bấm Gộp file trong tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Công cụ File.
2. Thêm file… chọn từng file, hoặc Thêm thư mục… lấy toàn bộ file Excel trong một thư mục.
3. Chọn cách gộp:
   • Mỗi sheet nguồn thành một sheet — giữ nguyên công thức, định dạng, hình ảnh. Sheet được đặt tên tên file - tên sheet.
   • Nối tất cả vào một sheet — xếp chồng theo dòng để lọc và PivotTable được. Chỉ lấy giá trị, không lấy công thức.
4. Ở chế độ nối, khai số dòng tiêu đề của mỗi bảng — tiêu đề chỉ được giữ ở bảng đầu tiên, các bảng sau bỏ đi để không lẫn vào dữ liệu.
5. Bấm Gộp. Thanh trạng thái báo đang xử lý file nào, giữ ESC để dừng.

Video hướng dẫn

Gộp file · 6 phút 29 giây · 12 trường hợp · Tải video

Các chương (17)

1. Giới thiệu
2. Mở lệnh
3. Cửa sổ Gộp file
4. 1 · Nối các bảng vào một sheet
5. 2 · Mỗi sheet nguồn một sheet
6. 3 · Thêm file, thêm thư mục
7. 4 · Tên sheet dài, trùng tên
8. 5 · Công thức trỏ sang sheet khác
9. 6 · Bảng có tên bảng ở trên
10. 7 · Bảng lệch cột
11. 8 · Dòng thừa và sheet ẩn
12. 9 · Chỉ lấy giá trị
13. 10 · File không mở được
14. 11 · Dừng bằng phím Esc
15. 12 · Khi nhập sai
16. Mẹo
17. Kết thúc

Hướng dẫn bằng hình

Bước 1. Trên ribbon, mở tab DVD Addin → nhóm File và In → mở Công cụ File → chọn Gộp file.

Bước 2. Bấm Thêm thư mục… (1) để lấy mọi file Excel của các đội (hoặc Thêm file… để chọn lẻ). Chọn Nối tất cả vào một sheet (2), khai số dòng tiêu đề (3), giữ Thêm cột ghi file / sheet nguồn (4) rồi bấm Gộp (5).

Bước 3. Add-in mở các file ở chế độ chỉ đọc và ghi vào một file mới, sheet Combined: tiêu đề chỉ giữ ở bảng đầu, hai cột đầu File nguồn / Sheet nguồn (1) cho biết mỗi dòng đến từ đâu, nên lọc theo đội hoặc dựng PivotTable được ngay. Cuối cùng add-in báo Xong: 49 dòng từ 6 sheet của 6 file.

Ví dụ

12 file khối lượng, mỗi file một đội, cùng mẫu 6 cột, tiêu đề 1 dòng.

Chọn Nối tất cả vào một sheet, tiêu đề 1, bật Thêm cột ghi file / sheet nguồn → được một bảng duy nhất có thêm hai cột đầu là File nguồn và Sheet nguồn, lọc theo đội hoặc dựng PivotTable ngay được.

Lưu ý

• Kết quả luôn ghi vào file mới. File nguồn được mở ở chế độ chỉ đọc và không bị sửa gì.
• File nào đang mở sẵn thì add-in dùng luôn bản đang mở và không đóng nó lại — phần bạn chưa lưu vẫn còn nguyên.
• Chế độ nối vào một sheet chỉ lấy giá trị. Cần giữ công thức thì dùng chế độ mỗi sheet một trang.
• Bảng có số cột khác nhau vẫn nối được; các cột thiếu để trống.
• File ~$ten.xlsx (file tạm Excel sinh ra khi đang mở) được tự động bỏ qua khi thêm cả thư mục.
• File nào không mở được (hỏng, có mật khẩu) sẽ được liệt kê ở cuối chứ không bị bỏ qua âm thầm.

Liên quan

• Tách bảng — thao tác ngược lại, cắt một bảng ra nhiều bảng.
• So sánh sheet — dò khác biệt giữa hai bản.
• Trộn bảng — lấy cột từ bảng tra sang bảng chính.
• Danh sách file — liệt kê file trong thư mục ra sheet.