Xuất danh mục
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Cons → Nhóm QAQC và Nhật ký → mũi tên ▾ của nút Tạo Nhật ký
ID lệnh: btnExportCategory
Cần đăng nhập license
Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO). Trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.
Chức năng
Rút một số cột bất kỳ từ bảng danh mục hồ sơ nghiệm thu và ghi sang một sheet đích theo bố cục cố định, bắt đầu từ ô B6. Bạn chọn tối đa 10 cột muốn xuất và chỉ định một "cột chuẩn" để add-in biết dòng nào thực sự có dữ liệu.
Dùng khi bảng theo dõi hồ sơ của bạn rất rộng (nhiều cột ghi chú, ngày tháng, người ký) nhưng biểu mẫu nộp chủ đầu tư chỉ cần vài cột. Lệnh giúp trích đúng những cột cần và bỏ qua các dòng trống hoặc dòng đang ẩn.
Cách dùng
- Bấm mũi tên ▾ của nút Tạo Nhật ký ▸ Xuất danh mục. Cửa sổ Xuất danh mục hiện ra.
- Khai Vùng dữ liệu nguồn — gõ địa chỉ hoặc bấm nút ⤴ để quét chọn trên bảng tính. Chỉ lấy các dòng dữ liệu: dòng tiêu đề nằm trong vùng mà có chữ ở cột chuẩn cũng bị xuất như một dòng dữ liệu.
- Trong khối Cột muốn xuất (1–10), điền các cột cần lấy theo thứ tự mong muốn — mỗi ô chỉ cần một ô bất kỳ của cột đó; ô nào không dùng thì để trống.
- Chọn Cột chuẩn (xác định row) — số từ 1 đến 10 trỏ tới một trong các cột vừa khai; dòng nào cột chuẩn có dữ liệu thì dòng đó được xuất.
- Chọn Sheet đích trong danh sách (ô này cho phép gõ tên trực tiếp).
- Tick Bỏ qua row đang ẩn nếu bảng nguồn đang lọc và bạn chỉ muốn lấy phần đang hiển thị.
- Bấm Xuất. Cửa sổ đóng lại, dữ liệu được ghi sang sheet đích bắt đầu từ ô B6 (sheet đích chưa có thì add-in tạo mới ở cuối file).
Video hướng dẫn
Nhật ký công trình · 7 phút 50 giây · 14 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Lệnh trong video: Tạo Nhật ký · Mẫu Nhật ký · Xuất danh mục · Chọn ngày nghỉ
Các chương (18)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- 1 · Tạo nhật ký từ danh mục
- 2 · Chọn ngày nghỉ trên lịch
- 3 · Sửa ngày nghỉ đã có
- 4 · Nghỉ chung nhiều công tác
- 5 · Công tác vắt qua kỳ
- 6 · Dòng chỉ có ngày nghiệm thu
- 7 · Ngày gõ dạng chữ
- 8 · Quên dòng tiêu đề
- 9 · Chạy lại: ghi đè và Ctrl+Z
- 10 · Xuất danh mục hồ sơ
- 11 · Bảng lọc, xuất lại
- 12 · Mẫu Nhật ký và in A4
- 13 · Sheet đang bảo vệ
- 14 · Khi nhập sai
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Thực hành
Tải file mẫu của lệnh này — dữ liệu y như hình dưới (sheet Theo dõi NT), mở ra là làm theo được ngay từng bước.
Bước 1. Bảng theo dõi hồ sơ nghiệm thu có nhiều cột, nhưng biểu mẫu nộp TVGS chỉ cần công việc, vị trí, ngày và số biên bản. Xác định vùng dữ liệu (1) — chỉ lấy các dòng dữ liệu, không lấy dòng tiêu đề (mọi dòng có chữ ở cột chuẩn đều bị xuất). Dòng nhóm như "A. PHẦN MÓNG" bỏ trống cột công việc nên sẽ không được xuất.
Bước 2. Trên ribbon, mở tab DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → bấm mũi tên ▾ của nút lớn Tạo Nhật ký (1) → chọn Xuất danh mục (2).
Bước 3. Trong cửa sổ Xuất danh mục: nhập Vùng dữ liệu nguồn (1) (bấm ⤴ để quét chọn). Ở khối Cột muốn xuất (2), điền theo thứ tự cột cần lấy — mỗi ô chỉ cần một ô của cột đó: Cột 1 = C5 (công việc), Cột 2 = D5 (vị trí), Cột 3 = E5 (ngày NT), Cột 4 = F5 (số biên bản); ô không dùng để trống. Chọn Cột chuẩn = 1 (3), gõ hoặc chọn Sheet đích (4), tick Bỏ qua row đang ẩn nếu bảng đang lọc, rồi bấm Xuất (5).
Bước 4. Cửa sổ đóng lại và sheet đích được mở: 5 dòng có dữ liệu ở cột chuẩn được ghi liền nhau từ ô B6 (1), kẻ khung mảnh, giữ độ rộng cột và định dạng số/ngày của bảng nguồn. Dòng 1–5 để dành cho tiêu đề biểu mẫu của bạn. Sheet đích chưa có thì add-in tạo mới ở cuối file.
Bước 5. Xuất lại vào sheet đích đã có dữ liệu từ dòng 6 trở xuống (ví dụ sau khi bổ sung hồ sơ): hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu báo số ô sẽ bị xoá cả giá trị lẫn định dạng. Kiểm tra đúng tên sheet, giữ tick Sao lưu sheet "DM_NghiemThu" trước khi chạy (1) rồi bấm Tiếp tục (2). Bấm Hủy thì cửa sổ Xuất danh mục vẫn mở để chọn sheet đích khác.
Ví dụ
Bảng theo dõi hồ sơ nghiệm thu phần ngầm có dữ liệu ở A8:N320 (dòng tiêu đề nằm phía trên, không đưa vào vùng), gồm 14 cột. Biểu mẫu nộp tư vấn giám sát chỉ cần: tên công việc, vị trí, ngày nghiệm thu, số biên bản.
Khai Vùng dữ liệu nguồn = A8:N320; điền 4 cột cần xuất theo đúng thứ tự đó; chọn Cột chuẩn = 1 (cột tên công việc — dòng nào có tên công việc mới là dòng hồ sơ thật); Sheet đích = DM_NghiemThu; tick Bỏ qua row đang ẩn vì bảng đang lọc theo hạng mục móng. Bấm Xuất → sheet DM_NghiemThu nhận danh sách gọn 4 cột từ ô B6 trở xuống, sẵn sàng in.
Lưu ý
- Kết quả luôn bắt đầu từ ô B6 của sheet đích — hàng 1–5 để dành cho tiêu đề biểu mẫu của bạn.
- Sheet đích đã có thì mọi thứ từ dòng 6 trở xuống bị xoá cả giá trị lẫn định dạng trước khi ghi, không chỉ vùng sắp ghi; nên xuất sang một sheet dành riêng. Khi phần đó đang có dữ liệu, hộp Xác nhận thay đổi dữ liệu hiện ra: giữ tick sao lưu thì Ctrl+Z ngay sau lệnh đưa sheet đích về như cũ, sau đó vẫn lấy lại được ở Khôi phục dữ liệu; bấm Hủy thì cửa sổ Xuất danh mục vẫn mở để chọn sheet đích khác.
- Nên điền các cột liền nhau từ Cột 1: để trống một ô ở giữa thì dữ liệu vẫn ghi liền nhau nhưng độ rộng và định dạng cột ở sheet đích bị lệch sang cột bên cạnh.
- Chỉ những dòng có dữ liệu ở cột chuẩn mới được xuất; chọn sai cột chuẩn sẽ làm mất dòng hoặc lấy thừa dòng trống.
- Tối đa 10 cột cho mỗi lần xuất; cần nhiều hơn thì chạy lệnh hai lần sang hai sheet đích khác nhau.
- Nếu không tick Bỏ qua row đang ẩn, các dòng bị ẩn hoặc bị lọc vẫn được xuất.
- Nút chọn vùng ⤴ mở hộp chọn vùng không khoá Excel: cửa sổ này tạm tránh khỏi màn hình, trong lúc chọn vẫn cuộn, đổi sheet, đổi sổ được. Bấm OK hoặc Enter trên sheet để điền địa chỉ vào ô; Hủy hoặc Esc thì ô giữ nguyên. Ô đang có địa chỉ thì hộp điền sẵn địa chỉ ấy.
Liên quan
- Tạo Nhật ký — bung danh mục công tác thành nhật ký theo ngày.
- Chọn ngày nghỉ — điền nhanh cột Ngày nghỉ cho danh mục nhật ký.
- Mẫu NT công việc — mẫu biên bản nghiệm thu công việc đi cùng danh mục.
- Mẫu Nhật ký — mẫu nhật ký công trình theo định dạng chuẩn.