Quy trình: Nhật ký công trình
Workflow chuẩn cho kỹ sư hiện trường — từ danh mục công tác của dự án, bung ra nhật ký theo từng ngày, gắn ảnh hiện trường, in hoặc xuất PDF theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, gửi CĐT cuối tuần/cuối tháng.
Mục tiêu
- Input: bảng danh mục công tác (Excel) có ngày bắt đầu / kết thúc / nghiệm thu cho từng đầu việc, cộng với thư mục ảnh hiện trường.
- Output: sheet
DM_NKTCchứa danh mục nhật ký theo từng ngày → chép vào biểu mẫu nhật ký → bộ PDF nhật ký tháng gửi CĐT.
Điểm mấu chốt
Lệnh Tạo Nhật ký của add-in không sinh file Word. Nó đọc bảng danh mục công tác của bạn và trải các công tác đó ra từng ngày trong kỳ, ghi kết quả vào sheet DM_NKTC ngay trong workbook. Phần trình bày và in ấn làm tiếp bằng biểu mẫu nhật ký + các lệnh in/PDF.
Workflow
Bước 1 — Mở biểu mẫu nhật ký
DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Mẫu Hồ sơ → Mẫu Nhật ký.
Add-in mở C:\DVDAddin\Template\FormNKCT.xlsx — biểu mẫu đã có sẵn các mục phải ghi: ngày, thời tiết, nhân lực, thiết bị, vật tư, công việc trong ngày và ý kiến tư vấn giám sát.
Save As ngay thành NhatKy_DA_XYZ_Thang5.xlsx để giữ nguyên bản mẫu gốc trong thư mục cài đặt.
Bước 2 — Chuẩn bị bảng danh mục công tác
Trên một sheet trong cùng workbook, dựng bảng danh mục công tác. Lệnh Tạo Nhật ký cần đúng 4 cột bắt buộc và 1 cột tùy chọn:
| STT | Nội dung công việc | Ngày BĐ thi công | Ngày KT thi công | Ngày nghiệm thu | Ngày nghỉ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Đào đất móng trục A-C | 01/05/2026 | 04/05/2026 | 05/05/2026 | |
| 2 | Đổ bê tông lót móng | 05/05/2026 | 06/05/2026 | 06/05/2026 | |
| 3 | Lắp dựng cốt thép đài móng | 07/05/2026 | 12/05/2026 | 13/05/2026 | 09/05/2026+10/05/2026 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Bắt buộc:
- Nội dung công việc — text, chính là dòng sẽ xuất hiện trong nhật ký.
- Ngày BĐ / Ngày KT thi công — kiểu Date thật, không phải text.
- Ngày nghiệm thu — kiểu Date.
Tùy chọn:
- Ngày nghỉ — những ngày công tác đó không thi công, nối bằng dấu
+. Để trống nghĩa là làm liên tục.
Ngoài bảng, đặt thêm hai ô chứa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kỳ lập nhật ký (ví dụ B2 = 01/05/2026, D2 = 31/05/2026).
Đánh số cột STT
Dùng Đánh số cho cột STT — lệnh bỏ qua dòng đang ẩn và chỉ đếm một lần cho mỗi ô gộp, đúng nếp bảng danh mục hồ sơ. Cột ngày tháng thì vẫn dùng fill handle của Excel, lệnh Đánh số chỉ điền số và tiền tố chữ.
Bước 3 — Khai ngày nghỉ bằng lịch
Gõ tay chuỗi 23/05/2026+25/05/2026 rất dễ sai định dạng. Thay vào đó:
- Chọn (các) ô trong cột Ngày nghỉ — tối đa 500 ô một lần.
- DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Menu Nhật ký → Chọn ngày nghỉ.
- Bấm chọn ngày trên lịch (giữ Ctrl để chọn thêm nhiều ngày) → bấm Điền vào ô.
Các ngày tick sẵn khi mở lịch đọc từ ô hiện hành, còn khi bấm Điền thì mọi ô trong vùng chọn nhận cùng một chuỗi. Giá trị được ghi dạng văn bản nên một ngày đơn lẻ không bị Excel đổi thành số theo Regional Settings. Không tick ngày nào rồi bấm Điền vào ô = xóa sạch nội dung các ô đang chọn.
Bước 4 — Bung danh mục thành nhật ký theo ngày
DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Tạo Nhật ký. Cửa sổ Tạo nhật ký thi công hiện ra:
| Trường | Giá trị ví dụ |
|---|---|
| Vùng dữ liệu nguồn | A5:H60 |
| Ô ngày bắt đầu | B2 |
| Ô ngày kết thúc | D2 |
| Cột ngày bắt đầu thi công | C |
| Cột ngày kết thúc thi công | D |
| Cột ngày nghiệm thu | E |
| Cột nội dung công việc | B |
| Cột ngày nghỉ (tùy chọn) | H |
Mỗi ô nhập đều có nút ⤴ để quét chọn trực tiếp trên bảng tính. Bấm Tạo nhật ký → sheet DM_NKTC sinh ra danh mục theo từng ngày từ 01/05 đến 31/05: ngày nào có công tác đang chạy thì công tác đó xuất hiện ở ngày đó, trừ những ngày đã khai trong cột Ngày nghỉ.
Ghi đè không hoàn tác được
Kết quả ghi đè lên sheet DM_NKTC. Nếu bạn đã sửa tay trên sheet đó thì phần sửa sẽ mất và Ctrl+Z không cứu được — lưu file trước khi chạy lại.
Các cột khai báo được hiểu theo bảng tính (chữ cột thật), không phải theo số thứ tự trong vùng chọn.
Bước 5 — Chuẩn bị và chèn ảnh hiện trường
Tổ chức folder theo ngày:
D:\Anh\
├── 01-05\
│ ├── IMG_001.jpg
│ └── IMG_002.jpg
├── 02-05\
│ └── ...Thu nhỏ ảnh trước khi chèn. Ảnh điện thoại 4000×3000 px nặng 4–6 MB/tấm, dán nguyên vào Excel là file phình lên hàng trăm MB:
DVD Addin → nhóm File và In → Công cụ File → Chỉnh cỡ ảnh → chọn thư mục ảnh → nhập cạnh dài tối đa (ví dụ 1200, mặc định 800).
- Ảnh gốc không bị đụng tới; kết quả nằm trong thư mục con
ResizeOutput. - Chỉ xử lý
.jpg,.jpeg,.pngvà chỉ ảnh nằm trực tiếp trong thư mục đã chọn, không đi vào thư mục con — nên chạy lệnh cho từng thư mục ngày. - Chạy lại lần hai sẽ bỏ qua ảnh đã có trong
ResizeOutput; muốn đổi sang số pixel khác thì xóa (hoặc đổi tên) thư mục đó trước.
Chèn vào nhật ký — chọn một trong ba cách:
| Lệnh | Khi nào dùng |
|---|---|
| Chèn ảnh | Chọn nhiều file một lần, add-in rải lần lượt vào vùng ô đã quét |
| Chèn theo tên | Bảng đã có cột tên file ảnh — khớp đúng từng dòng, không bao giờ lệch |
| Comment ảnh | Ảnh chỉ hiện khi rê chuột, giữ bố cục in gọn gàng |
Hai lệnh Chèn ảnh và Chèn theo tên đều hỏi khoảng chừa giữa ảnh và viền ô (mặc định 2, khuyến nghị 2–5) rồi canh ảnh vừa khít ô, kể cả ô gộp.
Comment ảnh làm việc khác hẳn: nó gắn một ảnh làm nền comment của ô đang hoạt động (bôi đen cả vùng cũng chỉ xử lý một ô), không hỏi khoảng chừa, và comment không in ra theo mặc định của Excel. Dùng nó cho ảnh tham khảo nội bộ; ảnh phải xuất hiện trên bản in thì bắt buộc chèn thẳng vào ô.
Bước 6 — In và xuất PDF
Cách 1 — vài sheet, xuất nhanh: chọn các sheet cần gửi (Ctrl / Shift trên tab sheet) → DVD Addin → Sheet → PDF.
Kết quả là mỗi sheet một file PDF đặt cạnh workbook, tên <tên workbook>_<tên sheet>.pdf. Đây không phải một file gộp.
Cách 2 — cả tháng, một quyển: DVD Addin → In hàng loạt:
- Phạm vi số: Liên tục
1→31(mỗi vòng là một ngày). - Driver cell (số): ô chứa số ngày; các ô còn lại của trang nhật ký dùng công thức tra theo ô này.
- Sheet-print cell: ô chứa tên sheet cần in mỗi vòng, ngăn cách bằng
+. - Filename cell: ô có công thức đặt tên file, ví dụ
="NK_"&TEXT(B1,"yyyy-MM-dd"). - Tick gộp tất cả PDF thành một file → cả tháng ra một quyển liền mạch để trình ký.
Driver cell bị ghi giá trị thật
Add-in gán số vòng lặp vào ô driver trong lúc chạy. Lưu workbook trước khi in loạt lớn, và đừng gõ vào ô nào khi lệnh đang chạy.
Bước 7 — Gửi CĐT
DVD Addin → nhóm File và In → Gửi Email.
Cửa sổ soạn thư cho phép mọi trường trỏ tới một ô Excel thay vì gõ tay: To, Cc, Subject, Lời chào, Tên người nhận, Công ty, Body. Bấm nút ⤴ cạnh mỗi trường để chọn ô.
Khung Đính kèm nhận nhiều đường dẫn (mỗi dòng một file), hoặc trỏ tới một ô chứa nhiều đường dẫn xuống dòng bằng Alt+Enter.
Gửi cho nhiều bên trong một lần bấm: bật khung Hàng loạt, chọn dải Liên tục hoặc Riêng lẻ (1+3+5), chỉ định Ô driver (n) — mỗi vòng lặp sheet tự tính lại người nhận và tiêu đề. Muốn kèm PDF theo từng vòng thì bật Export sheet(s) ra PDF và đính kèm theo iteration.
Luôn bấm Preview cho vòng đầu tiên (mở cửa sổ soạn thư Outlook, chưa gửi) rồi mới bấm Gửi.
Bắt buộc có Outlook
Lệnh gửi thư qua Microsoft Outlook đã cấu hình tài khoản trên máy. Add-in không gửi trực tiếp qua máy chủ SMTP.
Tối ưu workflow
Trích danh mục gọn để nộp
Bảng theo dõi hồ sơ thường rất rộng (nhiều cột ghi chú, người ký), trong khi biểu mẫu nộp CĐT chỉ cần vài cột. DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Menu Nhật ký → Xuất danh mục:
- Khai vùng nguồn, chọn tối đa 10 cột muốn xuất theo thứ tự mong muốn.
- Chọn Cột chuẩn (xác định row) — dòng nào cột này có dữ liệu mới được xuất.
- Tick Bỏ qua row đang ẩn nếu bảng đang lọc.
- Kết quả ghi sang sheet đích bắt đầu từ ô B6 (hàng 1–5 để dành cho tiêu đề biểu mẫu).
Theo dõi sự cố trong tháng
Quy ước keyword ở cột Ghi chú:
[SC]— sự cố nghiêm trọng.[CC]— chậm tiến độ.[AT]— vi phạm an toàn lao động.[VT]— thiếu vật tư.
Đếm bằng công thức Excel thường:
=COUNTIF(GhiChu; "*[SC]*")Hoặc dựng PivotTable đếm theo loại để đưa vào báo cáo tháng.
Archive phản hồi của CĐT/TVGS
DVD Addin → nhóm File và In → Menu Email → Lấy Email: chọn thư mục Outlook, chọn thư mục lưu attachment, đặt khoảng Từ ngày / Đến ngày, tick loại file cần trích (.pdf, .doc/.docx, hình ảnh…) → bấm Import.
Nội dung thư đổ vào sheet Output, file đính kèm tải xuống thư mục đã chọn. Đây là cách lưu vết trao đổi công trường mà không phải forward từng thư.
Sheet Output bị ghi đè
Workbook đã có sheet Output thì nội dung cũ bị thay thế, và Ctrl+Z không cứu được — nên chạy lệnh trên một workbook riêng dành cho việc archive.
Compliance với Nghị định 06/2021/NĐ-CP
Để nhật ký được CĐT/TVGS chấp nhận về mặt pháp lý, hồ sơ cần có:
- Trang đầu với thông tin dự án (tên công trình, CĐT, đơn vị thiết kế, nhà thầu thi công, thời gian).
- Mỗi trang ngày ghi: ngày, hạng mục, khối lượng, nhân công, vật liệu, thời tiết, sự cố.
- Phần ký của đại diện đủ các bên: TVGS, CĐT, nhà thầu thi công.
- Ảnh hiện trường làm minh chứng.
- Đánh số trang liên tục và ghi chép liên tục theo ngày.
Biểu mẫu FormNKCT.xlsx đã dựng sẵn bố cục các mục này, nhưng nó chỉ hỗ trợ bố cục — không thay cho biểu mẫu riêng và quy định mà chủ đầu tư / tư vấn giám sát của dự án yêu cầu. Đối chiếu với yêu cầu hồ sơ của dự án trước khi phát hành hàng loạt.
Lưu trữ lâu dài
Sau khi các bên ký + scan trở lại → upload lên cloud để archive:
- Mỗi tháng = 1 folder, mỗi dự án = 1 parent folder.
- Backup định kỳ.
→ Khi cần audit pháp lý nhiều năm sau, vẫn có data đầy đủ.
License gating
| Lệnh | Yêu cầu |
|---|---|
| Tạo Nhật ký | Cần license (Standard hoặc PRO) |
| Xuất danh mục | Cần license |
| Gửi Email / Lấy Email | Cần license |
| In hàng loạt | Cần license |
| Mẫu Nhật ký, Chọn ngày nghỉ, Chỉnh cỡ ảnh, Chèn ảnh, Sheet → PDF | Miễn phí |
Trong 30 ngày dùng thử, tất cả các lệnh trên đều dùng được đầy đủ. Sau đó cần kích hoạt license.
Liên quan
- Nhật ký thi công — chi tiết cả nhóm lệnh.
- Trộn sang Word — nếu cần phát hành thêm văn bản Word từ chính bảng dữ liệu này.
- Gửi Email — gửi thư hàng loạt.
- Chỉnh cỡ ảnh — thu nhỏ ảnh hiện trường trước khi chèn.
- Workflow: Nghiệm thu hàng loạt — quy trình song song cho hồ sơ nghiệm thu.