Quy trình: Nghiệm thu hàng loạt

Workflow chuẩn cho dân nghiệm thu công trình — tạo 100+ biên bản nghiệm thu công việc (BBNTCV) từ một bảng Excel duy nhất, chuyển sang PDF, gửi email cho TVGS/CĐT.

Mục tiêu

• Input: bảng Excel có 100+ hạng mục cần nghiệm thu.
• Output: 100 file Word biên bản riêng biệt → 100 file PDF → email gửi từng bên.

Workflow

Bước 1 — Chuẩn bị bảng dữ liệu Excel

Tạo sheet DATA với dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột — tên tiêu đề chính là tên trường trộn thư sẽ dùng trong file Word:

SoBB	MaCT	HangMuc	Ngay	DonVi	KhoiLuong	NhaThau	TVGS	EmailTVGS	EmailCDT
BB-001	MC-01	Móng cọc trục A1	15/05/2026	m³	25	XYZ Co.	ABC Corp	a1@abc.com	b1@xyz.com
BB-002	MC-02	Móng cọc trục A2	15/05/2026	m³	25	XYZ Co.	ABC Corp	a1@abc.com	b1@xyz.com
BB-003	MC-03	Móng cọc trục B1	16/05/2026	m³	30	XYZ Co.	ABC Corp	a1@abc.com	b1@xyz.com
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Tip:

• Cột SoBB sẽ dùng làm tên file output → phải duy nhất cho từng dòng, nếu không hai dòng cùng tên sẽ ghi đè nhau.
• Đánh số điền dãy theo giá trị bắt đầu + bước nhảy, bỏ qua dòng đang ẩn và chỉ đếm một lần cho ô gộp — hợp cho cột STT. Với tiền tố chữ nó cho BB1, BB2… chứ không chèn số 0 đệm, nên số hiệu dạng BB-001 vẫn phải dựng bằng công thức, ví dụ ="BB-"&TEXT(ROW()-1;"000").
• Cột Ngay nên là Date format thật, không phải text.
• Tự động fill cột NhaThau/TVGS bằng công thức tra từ sheet DanhSachBen thay vì copy thủ công (xem Tối ưu workflow).

Bước 2 — Dựng file Word mẫu

Xem bố cục chuẩn của biên bản nghiệm thu công việc: DVD Cons → QAQC và Nhật ký → Mẫu Hồ sơ → Mẫu NT CV (mở C:\DVDAddin\Template\FormNTCV.xlsx — đây là biểu mẫu Excel để in ký trực tiếp, không phải template Word).

Để trộn hàng loạt, bạn cần một file .docx riêng. Soạn biên bản trong Word (logo công ty, header/footer, vị trí ký TVGS / CĐT / Nhà thầu), rồi đặt các chỗ trống theo dạng [TenCot] trùng chính xác tên tiêu đề cột trong sheet DATA:

Hôm nay, ngày [Ngay], tại hạng mục [HangMuc] (mã [MaCT]), các bên tiến hành nghiệm thu khối lượng [KhoiLuong] [DonVi] do [NhaThau] thi công.

Lưu tất cả file mẫu vào một thư mục, ví dụ D:\Du an XYZ\Template\.

Tạo tiêu đề tự động

DVD Addin → Menu Trộn → Tạo tiêu đề quét dòng tiêu đề của bảng và bọc từng ô thành [giá trị cũ]. Nhìn vào bảng là biết chính xác chuỗi nào phải copy sang Word — khỏi gõ sai dấu hay khoảng trắng.

Bước 3 — Trộn dữ liệu sang Word

DVD Addin → nhóm File và In → Trộn sang Word:

Trường	Giá trị
Folder template Word	D:\Du an XYZ\Template\
Folder lưu file output	D:\Du an XYZ\BBNT\
Chọn template Word	tick BBNT_CongViec.docx (giữ Ctrl/Shift để chọn nhiều mẫu)
Vùng dữ liệu (có header)	DATA!A1:J101
Cột tên file output	SoBB

Bấm Trộn dữ liệu → mỗi dòng dữ liệu sinh ra một file Word: BB-001.docx … BB-100.docx trong thư mục output.

Lệnh chỉ xuất ra Word

Không có tùy chọn xuất thẳng PDF hay gộp thành một file trong lệnh này — đó là việc của Bước 4. Chọn nhiều mẫu cùng lúc thì số file đầu ra nhân lên theo số mẫu, hãy kiểm tra dung lượng ổ đĩa trước khi chạy loạt lớn.

Máy cần có Microsoft Word. Placeholder nằm trong header, footer hay text box có thể không được thay thế như phần thân văn bản — chạy thử với 2–3 dòng trước khi phát hành cả loạt.

Bước 4 — Chuyển cả loạt sang PDF

DVD Addin → nhóm File và In → PDF / OCR → Word → PDF:

1. Hộp thoại lọc *.doc; *.docx mở ra → vào thư mục BBNT\ → Ctrl+A chọn hết → Open.
2. Add-in mở Word chạy ngầm, xuất PDF cùng tên, cùng thư mục với file Word gốc.
3. Thông báo cuối cho biết đã chuyển được bao nhiêu file.

Bước 5 — Gửi email cho TVGS / CĐT

Thêm vào sheet DATA các cột dựng sẵn bằng công thức:

• Subject: ="[DA-XYZ] BBNT " & C2 & " — " & TEXT(D2;"dd/MM/yyyy")
• Body: ="Kính gửi anh/chị TVGS," & CHAR(10) & CHAR(10) & "Đính kèm Biên bản nghiệm thu hạng mục " & C2 & " (mã " & B2 & "), khối lượng " & F2 & " " & E2 & "." & CHAR(10) & CHAR(10) & "Trân trọng."
• Attachment: ="D:\Du an XYZ\BBNT\" & A2 & ".pdf"

Thêm một ô driver, ví dụ DATA!$B$1, và một khối ô dùng INDEX theo driver để trả về người nhận / tiêu đề / nội dung / đường dẫn đính kèm của dòng hiện tại.

DVD Addin → Gửi Email:

1. Trỏ To vào ô INDEX trả về EmailTVGS, Cc vào ô trả về EmailCDT, Subject và Body vào các ô tương ứng (bấm nút ⤴ để chọn ô).
2. Khung Đính kèm trỏ vào ô chứa đường dẫn PDF.
3. Bật khung Hàng loạt → chọn Liên tục từ 1 đến 100 → Ô driver (n) = DATA!$B$1.
4. Bấm Preview — cửa sổ soạn thư Outlook mở ra cho vòng đầu tiên, chưa gửi. Kiểm tra người nhận, nội dung, file đính kèm.
5. Ổn thì bấm Gửi.

Bắt buộc có Outlook

Lệnh gửi qua Microsoft Outlook đã cấu hình tài khoản trên máy — không có chế độ gửi qua SMTP riêng. Ô driver bị ghi đè giá trị thật trong lúc chạy, hãy lưu workbook trước khi gửi loạt lớn. Email đã gửi thì không thu hồi được.

Bước 6 — Phương án thay thế: in thẳng từ Excel

Nếu biên bản đã dựng sẵn trên một sheet Excel (không cần Word), bỏ qua Bước 2–4 và dùng In hàng loạt:

• Phạm vi số: Liên tục 1 → 100.
• Driver cell (số): ô mà các công thức trên biểu mẫu tra theo.
• Sheet-print cell: ô chứa tên sheet cần in mỗi vòng, ngăn cách bằng + (ví dụ BBNT+PhuLuc).
• Filename cell: ô có công thức đặt tên file PDF.
• Tick gộp tất cả PDF thành một file → cả tập 100 biên bản thành một quyển liền mạch để trình ký.

Thiết lập được lưu vào sheet ẩn DVDAddinSetting trong chính workbook, nên lần sau mở file lên là dùng ngay.

Tối ưu workflow

Auto-fill từ bảng master

Thay vì gõ thủ công 100 hàng, tra từ sheet master bằng dvdXlookup — có sẵn xử lý lỗi nên bảng không đầy #N/A:

=dvdXlookup(B2; MasterHangMuc!$A$2:$A$500; MasterHangMuc!$C$2:$C$500; "Chưa có trong master"; "Lỗi tra cứu"; 0)

Nếu dữ liệu master rải trên nhiều sheet (mỗi hạng mục một sheet), dùng dvdLookupAllSheets — hàm quét toàn bộ sheet của workbook theo số thứ tự cột:

=dvdLookupAllSheets(B2; 1; 3)

Đánh số theo cấu trúc cây

Nếu danh mục BBNT theo cấu trúc 1., 1.1., 1.1.1.:

1. Đặt mức thụt đầu dòng cho từng ô bằng nút Increase/Decrease Indent trên tab Home của Excel — cấp lấy theo Indent, không phải theo dấu chấm bạn gõ tay.
2. Bôi đen cột hạng mục → DVD Addin → nhóm Văn bản và Số → Đa cấp → Đa cấp 1.1.1.

Chạy lại lần hai sẽ chồng số — dùng (Xoá) trong cùng menu trước khi đánh lại. Hệ thống hỗ trợ tối đa 10 cấp.

Kiểm tra trước khi gửi loạt

• Đặt phạm vi Hàng loạt là 1 đến 1, gửi thử cho chính mình → kiểm tra body + attachment thật trong hộp thư.
• Hoặc bấm Preview để mở cửa sổ soạn thư Outlook mà chưa gửi.
• Khi OK mới mở lại phạm vi đầy đủ.

Lập kế hoạch nghiệm thu từ tiến độ PRO

Nếu đã có bảng tiến độ thi công, khỏi gõ tay danh mục nghiệm thu: DVD Cons → QAQC và Nhật ký → Kế hoạch NT.

Lệnh tự nhận diện bảng tiến độ trên sheet hiện tại, hỏi Công trình / Gói thầu, Thành phần nghiệm thu, Lập ngày, cùng hai tùy chọn Tự gợi ý tiêu chuẩn nghiệm thu (TCVN/QCVN) và Bao gồm cả dòng tổng. Kết quả là sheet Ke hoach NT YYYY-MM-DD gồm 10 cột: STT, Mã CV, Công việc nghiệm thu, Loại NT, Tiêu chuẩn áp dụng, Ngày BĐ, Ngày dự kiến NT, Thành phần, Trạng thái, Ghi chú — dùng luôn làm sheet DATA cho Bước 1.

Lưu ý

Trước khi gửi mail hàng loạt

• Verify danh sách email TVGS/CĐT chính xác — tránh spam khách hàng.
• Lần đầu: gửi cho chính mình + 2-3 đồng nghiệp để test trước, khi OK mới gửi 100 mail.
• Kiểm tra đường dẫn đính kèm tồn tại thật trên máy; file thiếu sẽ làm thư đi ra mà không có phụ lục.

Nếu tổ chức giới hạn số thư gửi ra

Máy chủ Exchange / Microsoft 365 của nhiều đơn vị có hạn mức số thư mỗi phút hoặc mỗi ngày. Nếu bị chặn giữa chừng, chia phạm vi hàng loạt thành nhiều đợt (1–50, rồi 51–100) và chạy cách nhau — chế độ Riêng lẻ (1+3+5) cho phép chỉ định đúng các dòng còn thiếu.

Tính năng nâng cao

Track status nghiệm thu

Thêm cột Status vào DATA:

• Pending (chưa gửi) · Sent (đã gửi mail) · Approved (TVGS đã ký) · Rejected (phải làm lại).

Khi update status:

• Conditional Format cột Status (xanh/đỏ/vàng) bằng tính năng sẵn có của Excel.
• PivotTable summary count theo status.

Trace phản hồi TVGS

1. Tạo trong Outlook một thư mục riêng chứa phản hồi của TVGS.
2. DVD Addin → nhóm File và In → Menu Email → Lấy Email → chọn thư mục Outlook đó, chọn thư mục lưu attachment, đặt khoảng Từ ngày / Đến ngày, tick loại file cần trích → Import.
3. Nội dung thư đổ vào sheet Output — workbook đã có sheet này thì nội dung cũ bị thay thế và Ctrl+Z không cứu được, nên dùng một workbook riêng cho việc archive. Khớp Subject chứa BBNT MC-01 với cột MaCT để mark Approved/Rejected.

License gating

Lệnh	Yêu cầu
Trộn sang Word, Gửi Email, Lấy Email, In hàng loạt	Cần license (Standard hoặc PRO)
Kế hoạch NT	PRO
Mẫu NT CV, Tạo tiêu đề, Word → PDF, Đánh số, Đa cấp 1.1.1	Miễn phí

Trong 30 ngày dùng thử, mọi lệnh kể cả PRO đều dùng được đầy đủ. Sau đó cần kích hoạt license.

Liên quan

• Trộn sang Word — chi tiết cơ chế trộn [TenCot].
• Gửi Email — chi tiết cửa sổ gửi thư hàng loạt.
• Mẫu Email — workbook mẫu đã có sẵn cấu trúc cột chuẩn.
• Workflow: Nhật ký công trình — quy trình song song cho hồ sơ nhật ký.